Το αναγνωριστικό υπαλλήλου είναι ένας κωδικός που χρησιμοποιείται από έναν εργοδότη για τον μοναδικό προσδιορισμό των ατόμων που εργάζονται σε έναν οργανισμό. Τα αναγνωριστικά υπαλλήλων επιτρέπουν απλοποιημένη, ακριβή τήρηση αρχείων και συμβάλλουν στη διατήρηση εμπιστευτικών πληροφοριών. Εάν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση με μια χούφτα υπαλλήλων, η ταυτότητα των εργαζομένων μπορεί να μην είναι πιεστική ανησυχία, αλλά καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται αποκτά μεγαλύτερη σημασία.
Γιατί όχι SSN;
Ένας αριθμός ταυτότητας εργαζομένου δεν είναι ίδιος με τον αριθμό φορολογικού μητρώου ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης (SSN) που εκχωρείται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση. Αν και τα SSN είναι μια άλλη χρήσιμη μορφή ταυτότητας, πρέπει να διατηρούνται εμπιστευτικά και να μην χρησιμοποιούνται για καθημερινή τήρηση αρχείων. Οι κλέφτες ταυτότητας αναζητούν SSN επειδή αναγνωρίζουν μοναδικά πολίτες των ΗΠΑ. Αναγνωρίστε τους κλέφτες μπορεί να χρησιμοποιούν αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης για να δημιουργήσουν ψεύτικες ταυτότητες και άλλα δόλια έγγραφα. Αυτό είναι πιο δύσκολο να γίνει με τα αναγνωριστικά υπαλλήλων, καθώς δεν έχουν καμία χρήση εκτός των εσωτερικών αρχείων μιας εταιρείας.
Το πρόβλημα «Τζον Σμιθ»
Καθώς μεγαλώνει η εταιρεία σας, αυξάνεται η πιθανότητα να απασχολούν πολλούς ανθρώπους που έχουν το ίδιο όνομα, ειδικά για κοινά ονόματα. Αν και τα μεσαία ονόματα και οι τίτλοι όπως "Γιατρός" μπορούν να βοηθήσουν στη διάκριση των ανθρώπων, αυτό δεν λειτουργεί πάντα. Ένα σύστημα μοναδικών αναγνωριστικών υπαλλήλων σάς επιτρέπει να αναγνωρίζετε και να λαμβάνετε υπόψη άτομα με το ίδιο όνομα.
Μορφή κωδικού ταυτότητας
Όταν δημιουργείτε έναν κωδικό ταυτότητας υπαλλήλου, η μορφή εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς. Μπορεί να είναι ένας αριθμός ή ένας συνδυασμός γραμμάτων, αριθμών και άλλων συμβόλων. Μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει το αναγνωριστικό για να προσδιορίσει τον τύπο ενός υπαλλήλου. Για παράδειγμα, ένα "T" ακολουθούμενο από μερικά ψηφία μπορεί να προσδιορίσει αυτό το άτομο ως τεχνικό. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα σχήμα διαδοχικής αρίθμησης στο οποίο οι εργαζόμενοι που εντάχθηκαν νωρίς έχουν χαμηλούς αριθμούς και εκείνοι που προσλαμβάνονται αργότερα λαμβάνουν υψηλότερους αριθμούς.
Κεντρικός έλεγχος αριθμών ταυτότητας
Είναι σημαντικό η επιχείρησή σας να εκχωρήσει νέους αριθμούς ταυτότητας σε ένα μεμονωμένο ή κεντρικό σημείο της εταιρείας, όπως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή για μικρές επιχειρήσεις, τον λογιστή ή το άτομο μισθοδοσίας. Συγκεντρώνοντας την ευθύνη, μειώνει την πιθανότητα να δώσει τον ίδιο αριθμό σε περισσότερα από ένα άτομα, ή για το ίδιο άτομο να καταλήξει σε πολλαπλούς αριθμούς. Η μοναδικότητα είναι ζωτικής σημασίας για ένα ομαλά λειτουργικό λογιστικό σύστημα.
Αναγνωριστικό πολλαπλών χρήσεων
Είναι πιθανό ο οργανισμός σας να χρησιμοποιεί έναν αριθμό υπαλλήλου για πολλαπλούς σκοπούς. Για παράδειγμα, ένας μη αμειβόμενος ασκούμενος μπορεί να μην βρίσκεται στο σύστημα μισθοδοσίας, αλλά χρειάζονται ακόμα πόρους όπως κλειδιά και πρόσβαση στον υπολογιστή. Εάν η εταιρεία σας προσλαμβάνει τον ασκούμενο, μπορεί να διατηρήσει τον ίδιο αριθμό. δεν χρειάζεται να τα εισαγάγετε ξανά στο λογιστικό σας σύστημα.
Αναγνωριστικό υπαλλήλου και βάσεις δεδομένων
Τα αναγνωριστικά υπαλλήλων συμβάλλουν στην αποτελεσματική διατήρηση των ηλεκτρονικών αρχείων μειώνοντας τις περιττές πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένα αρχείο υπαλλήλου μπορεί να έχει το αναγνωριστικό, το όνομα, τη διεύθυνση κατοικίας και τον αριθμό τηλεφώνου του υπαλλήλου. Ένα αρχείο για την παρακολούθηση του χρόνου διακοπών μπορεί να έχει μόνο τον αριθμό ταυτότητας και την ημερομηνία διακοπών. Ο υπολογιστής συνδέει τα δύο αρχεία αυτόματα χρησιμοποιώντας τον αριθμό ταυτότητας, επιτρέποντάς σας να δείτε το όνομα του υπαλλήλου και την ώρα των διακοπών του σε μια αναφορά.
Αναγνώριση υπαλλήλου έναντι εργοδότη
Μην συγχέετε ένα Αναγνωριστικό Εργαζομένου με το Αναγνωριστικό Εργοδότη (EIN). Το τελευταίο είναι ένας κωδικός που εκχωρείται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση σε επιχειρήσεις για σκοπούς φορολογίας και αναφοράς. Είναι παρόμοιο με έναν αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης, καθώς αναγνωρίζει μοναδικά την εταιρεία. Κάθε επιχείρηση των ΗΠΑ που απασχολεί άτομα χρειάζεται EIN.