Το Microsoft Office έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από ένα πρόγραμμα του Office σε άλλο χωρίς ραφή. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα εγγράφων του Word και ακόμη και ολόκληρα έγγραφα του Word στο σύνολό τους στα υπολογιστικά φύλλα του Excel. Με μερικά κλικ, μπορείτε να μεταφέρετε κείμενο από έναν κατάλογο περιγραφών προϊόντων στο Word στα υπολογιστικά φύλλα του Excel σχετικά με τις τιμές και τους πίνακες πωλήσεων ή ανύψωσης που δημιουργήσατε σε ετήσιες εκθέσεις ή έρευνες μισθών υπαλλήλων απευθείας από τη σελίδα, εξοικονομώντας σας από την αρχή από το μηδέν. Μπορείτε ακόμη και να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα του Word αφού εισαχθούν στο Excel.
Εισαγωγή μεμονωμένου κελιού
1
Εκκινήστε το Microsoft Excel και ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο Excel στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα εγγράφων Word.
2
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικείμενο" στην Κορδέλα.
3
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δημιουργία από αρχείο" στο παράθυρο Object και αναζητήστε το έγγραφο του Microsoft Word για εισαγωγή.
4
Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του αρχείου και κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο Object. Επιστρέφετε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel με το έγγραφο του Word να συγχωνεύεται σε αυτό. Σημειώστε το πλαίσιο κειμένου κελιού κάτω από την κορδέλα δείχνει = EMBED ("Έγγραφο", "").
5
Κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε μέσα στο έγγραφο του Word για να το ανοίξετε, καθιστώντας το επεξεργάσιμο. Μπορείτε να εκτελέσετε όλες τις δυνατότητες του Word εδώ, ακόμα κι αν βρίσκεστε στο Excel, όπως αλλαγή ή μορφοποίηση κειμένου.
6
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε "Αποθήκευση ως." Μετονομάστε το τρέχον υπολογιστικό φύλλο Excel αντί να το αποθηκεύσετε, ώστε η μη συγχωνευμένη έκδοση να παραμένει προσβάσιμη. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Κελί με κελί
1
Ξεκινήστε το Microsoft Word και ανοίξτε το έγγραφο με τον πίνακα δεδομένων για εισαγωγή στο Excel.
2
Κάντε κλικ στο μικρό σημάδι εκτύπωσης στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα, το οποίο επισημαίνει τον πίνακα στο προεπιλεγμένο μπλε Word και, στη συνέχεια, πατήστε "Ctrl-C" για να αντιγράψετε τον πίνακα. Κλείστε το Word εάν θέλετε.
3
Ανοίξτε το Excel. Κάντε κλικ στον κέρσορα στο πρώτο κελί του πλέγματος και πατήστε τα πλήκτρα "Ctrl-V" για επικόλληση στα περιεχόμενα του πίνακα Word. Τα δεδομένα εξάγονται από το Word στο Excel, με την ίδια διάταξη κελιού. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα του Word σας ήταν ένας πίνακας με δύο σειρές με τρεις στήλες, το υπολογιστικό φύλλο του Excel εμφανίζει τώρα δύο σειρές με τρεις στήλες.