Σχεδόν το ένα τέταρτο όλων των αλληλογραφιών που περνούν μέσω της Ταχυδρομικής Υπηρεσίας των Ηνωμένων Πολιτειών (USPS) έχει σφάλμα στη διεύθυνση που μπορεί να δυσκολευτεί να παραδώσει, να προκαλέσει καθυστερήσεις και να κοστίσει το χρόνο και τα χρήματα των ταχυδρομείων, σύμφωνα με το USPS.com PostalExplorer διαδικτυακό εργαλείο. Οι συγγραφείς επιστολών παρερμηνεύουν συχνά τη σωστή σειρά των γραμμών διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένης της γραμμής προσοχής USPS, όπου πρέπει να γραφτεί το επιχειρηματικό τμήμα. Συμβουλή: Δεν βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία του φακέλου.
Τοποθετήστε διευθύνσεις σε σωστή θέση
Στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου, γράψτε τη διεύθυνση επιστροφής: όνομα, όνομα εταιρείας, διεύθυνση οδού ή ταχυδρομικό κουτί, καθώς και πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας. Τώρα βρείτε το μέσο σημείο του φακέλου και μετακινήστε ένα κενό προς τα δεξιά. εδώ είναι που πηγαίνει η πρώτη γραμμή της διεύθυνσης του παραλήπτη. Φροντίστε να γράψετε τη διεύθυνση παράλληλα με τη μεγαλύτερη πλευρά του φακέλου. Η πρώτη γραμμή της διεύθυνσης ονομάζεται όνομα ή γραμμή προσοχής. Εάν το στέλνετε σε ένα συγκεκριμένο τμήμα αντί για ένα συγκεκριμένο άτομο, τοποθετήστε το τμήμα στην πρώτη γραμμή. Μπορείτε να γράψετε "Προσοχή" ή τη συντομογραφία του "ATTN", αλλά δεν είναι απαραίτητο.
Οι αυτόματες μηχανές ανάγνωσης αλληλογραφίας USPS διαβάζουν διευθύνσεις από κάτω προς τα πάνω, ξεκινώντας από την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Στη συνέχεια, τα μηχανήματα αναζητούν τη διεύθυνση οδού ή τον αριθμό ταχυδρομικού κουτιού, έπειτα το όνομα της εταιρείας και, τέλος, τον τελικό παραλήπτη της, είτε πρόκειται για πρόσωπο ή τμήμα. Όταν οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι συνήθιζαν να ταξινομούν την αλληλογραφία, δεν είχε σημασία αν γράψατε "ATTN: M. Murdock" στην κάτω αριστερή γωνία, αλλά κάνοντας αυτό σήμερα μπερδεύει τα μηχανήματα, ή δεν το βλέπουν επειδή είναι έξω της περιοχής σάρωσης.
Ένα παράδειγμα της σωστής τυπικής διεύθυνσης που διαβάζεται εύκολα από αυτοματοποιημένα μηχανήματα είναι:
- Όνομα ή τμήμα: ΤΜΗΜΑ ΕΜΠΟΡΙΑΣ
- Επωνυμία επιχείρησης: HOMETOWN CONFECTIONS INC
- Οδός: 6300 PARKS ST
- Πόλη, πολιτεία, ταχυδρομικός κώδικας: FREDERICK MD 21702
Γράφοντας σε ένα άτομο, τμήμα ή και τα δύο
Αν θέλετε να απευθυνθείτε σε ένα άτομο, κάντε το αντί του τμήματος και προσθέστε τον τίτλο του ατόμου εάν το γνωρίζετε. Για παράδειγμα: ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ MS MS ANNA DREW. Εάν δεν ταιριάζει σε μια γραμμή, μετακινήστε τον τίτλο στη δεύτερη γραμμή. Η προσθήκη ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ είναι περιττή σε αυτήν την περίπτωση, οπότε αφήστε το. Εάν δεν γνωρίζετε τον τίτλο του ατόμου, μπορείτε να γράψετε το MS ANNA DREW στη γραμμή 1 και το ΤΜΗΜΑ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ στη γραμμή 2 εάν η εταιρεία είναι αρκετά μεγάλη ώστε να μην πιστεύετε ότι η επιστολή θα φτάσει στον παραλήπτη χωρίς να αναφέρετε το τμήμα.
Χρησιμοποιήστε όλα τα κεφαλαία και τα σημεία στίξης
Τα αυτοματοποιημένα μηχανήματα USPS μπορούν να διαβάσουν γρήγορα και εύκολα αν χρησιμοποιείτε ΟΛΕΣ τις ΚΓΠΕΣ και καθόλου σημεία στίξης. Όπως και οι περισσότεροι άνθρωποι, πιθανότατα εκπαιδεύσατε να γράψετε μια διεύθυνση ως "Πόλη, Πολιτεία, (δύο χώροι) και έπειτα ταχυδρομικός κώδικας." Ωστόσο, ο σωστός τρόπος για την ακριβή ανάγνωση του μηχανήματος είναι "Πόλη (ένα διάστημα, χωρίς κόμμα) Κατάσταση (δύο κενά) ταχυδρομικός κώδικας." Χρησιμοποιήστε τη συντομογραφία δύο γραμμάτων που ορίζει το USPS για κάθε κατάσταση, όπως φαίνεται στο Λεξικό σας. Σημειώστε ότι αυτά διαφέρουν από τις παραδοσιακές συντομογραφίες που εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται σε άρθρα εφημερίδων και επίσημη γραφή. Για παράδειγμα:
- Γράψτε PA όχι Pa.
- Γράψτε RI όχι RI
- Γράψτε ΝΔ όχι Ν. Ντακ.
Ακολουθήστε τους πρόσθετους κανόνες για την ακριβή παράδοση
Το USPS.com PostalExplorer παρέχει πρόσθετες οδηγίες για να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία σας φτάνει εκεί που θέλετε:
- Αριστερά-αιτιολογήστε όλες τις γραμμές της διεύθυνσης.
- Χρησιμοποιήστε απλές γραμματοσειρές και τουλάχιστον 10 σημείων.
- Φροντίστε να συμπεριλάβετε κατευθύνσεις όπως Β, ΝΑ ή Δ. Η ίδια διεύθυνση θα μπορούσε να είναι και στα βόρεια και νότια άκρα του δρόμου.
- Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση εμφανίζεται σωστά μέσω παραθύρων φακέλων ή ετικετών.
- Χρησιμοποιήστε μαύρο μελάνι σε λευκό ή άλλο ανοιχτόχρωμο χαρτί. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε αντίστροφη εκτύπωση όπως το λευκό σε σκούρο χαρτί.
- Τοποθετήστε τους αριθμούς σουίτας ή διαμερίσματος σε μια γραμμή πάνω από τη διεύθυνση του δρόμου, εάν δεν ταιριάζουν όλα σε μία γραμμή.