Διαφορά μεταξύ προμηθειών γραφείου και εξόδων για σκοπούς φόρου

Το άνοιγμα και η λειτουργία μιας επιχείρησης κοστίζει χρήματα, είτε δαπανώνται για έξοδα εκκίνησης, γενικά έξοδα, μισθούς ή είδη γραφείου τόσο απλά όσο τα σημειωματάρια. Υπάρχουν τρία κύρια είδη κατηγοριών εξόδων γραφείου που πρέπει να λάβετε υπόψη: γενικά έξοδα γραφείου, είδη γραφείου και μεγάλο εξοπλισμό γραφείου, όπως έπιπλα. Όλα πρέπει να αντιμετωπίζονται σωστά όταν οι εταιρείες προετοιμάζουν τους επιχειρηματικούς φόρους τους για να λαμβάνουν εκπτώσεις.

Γενικά έξοδα γραφείου έναντι προμηθειών

Τα γενικά έξοδα γραφείου σχετίζονται με λειτουργίες γραφείου. Η γενική λίστα εξόδων γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές και tablet, συστήματα τηλεφώνου γραφείου και κινητά τηλέφωνα υπαλλήλων, λογιστικό λογισμικό, υπηρεσίες ιστότοπου και τέλη διαδικτύου. Άλλα λειτουργικά έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν υπηρεσίες καθαρισμού και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας.

Τα είδη γραφείου είναι βραχυπρόθεσμα είδη που πρέπει να ξαναγεμιστούν ή να αντικατασταθούν. Η Inline Accounting συμβουλεύει ότι, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, περιλαμβάνουν μελάνι εκτυπωτή, γραφίτη, καφέ, συρραπτικά, στυλό, νερό και χαρτικά, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων σε χαρτί. Μεγάλα αντικείμενα που κοστίζουν περισσότερα χρήματα, όπως έπιπλα γραφείου, θεωρούνται επαγγελματικός εξοπλισμός.

Επιχειρησιακά έξοδα έναντι κεφαλαιουχικών δαπανών

Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι χρήματα που χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις για την απόκτηση, συντήρηση και βελτίωση σημαντικών φυσικών περιουσιακών στοιχείων. Αυτές οι δαπάνες συμβαίνουν όταν οι εταιρείες κάνουν μεγάλες επενδύσεις, επεκτείνουν τις δραστηριότητές τους ή ξεκινούν μεγάλα έργα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν την κατασκευή μιας νέας αποθήκης, την εγκατάσταση μιας νέας στέγης ή την αγορά ενός στόλου φορτηγών.

Αυτές είναι μια διαφορετική κατηγορία από τα έξοδα των επιχειρήσεων. Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες προορίζονται για μακροπρόθεσμες επιχειρηματικές ανάγκες, ενώ οι επιχειρηματικές δαπάνες είναι πιο βραχυπρόθεσμες. Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες δεν μπορούν να αφαιρεθούν πλήρως με τον ίδιο τρόπο όπως οι προμήθειες γραφείου και τα έξοδα.

Γενικοί κανονισμοί δαπανών επιχείρησης IRS

Η Freshbooks εξηγεί ότι τα επιχειρησιακά έξοδα όπως τα είδη γραφείου μπορούν να αφαιρεθούν από τις φορολογικές δηλώσεις εάν η επιχείρηση λειτουργεί για να αποκομίσει κέρδος. Γενικά, τα επιχειρησιακά έξοδα πρέπει να είναι «τόσο συνηθισμένα όσο και απαραίτητα». Με άλλα λόγια, πρέπει να είναι το αναμενόμενο κόστος για τη λειτουργία του είδους της επιχείρησης και που απαιτείται για καθημερινές και μακροπρόθεσμες δραστηριότητες.

Τα επιχειρησιακά έξοδα πρέπει να διαχωρίζονται από τις κεφαλαιουχικές δαπάνες, τα έξοδα που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό του κόστους των πωληθέντων αγαθών και τα προσωπικά έξοδα. Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να αφαιρέσετε το συνολικό ποσό οποιουδήποτε επιχειρηματικού κόστους εάν πληροί αυτά τα «συνηθισμένα και απαραίτητα» κριτήρια και δεν είναι κεφαλαιουχικά έξοδα.

Το IRS έχει διαφορετικούς κανόνες για επιχειρήσεις που βασίζονται στο σπίτι. Αυτοί οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν διάκριση μεταξύ αντικειμένων που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την επιχείρηση και εκείνων που δεν είναι. Ένας φορητός υπολογιστής που χρησιμοποιείται για τη σχολική εργασία των παιδιών δεν μπορεί να χαρακτηριστεί ως επαγγελματικό κόστος. Εάν χρησιμοποιείται για επιχειρήσεις κάποια στιγμή, ενδέχεται να μπορείτε να αφαιρέσετε ένα μέρος ορισμένων εξόδων, ωστόσο.

Τι υπάρχει στις λίστες επιχειρηματικών εξόδων

Μια επιχείρηση που δεν βρίσκεται σε ένα σπίτι μπορεί να είναι σε θέση να αφαιρέσει μια ποικιλία επιχειρηματικών εξόδων. Οι μεγάλες εταιρείες μπορεί να έχουν περισσότερες ειδικές παρακρατήσεις από τις μικρές. Ένας κατάλογος επιχειρηματικών εξόδων μιας μεγάλης εταιρείας μπορεί να περιλαμβάνει ενοίκιο, ασφάλιση, ενοικίαση εξοπλισμού, τραπεζικά έξοδα, έξοδα επεξεργασίας μισθοδοσίας, προγράμματα υγειονομικής περίθαλψης και παροχών υπαλλήλων και νομικά τέλη.

Οι μικρές εταιρείες ενδέχεται επίσης να είναι σε θέση να αφαιρέσουν πολλά από αυτά τα κόστη. Οι επιχειρήσεις που απασχολούν πωλητές ενδέχεται να είναι σε θέση να αφαιρέσουν το κόστος για εταιρικά αυτοκίνητα, ταξίδια, καταλύματα και εκπαίδευση. Σύμφωνα με την Ageras, ενδέχεται να αφαιρεθούν επιπλέον έξοδα που σχετίζονται με τη συντήρηση, την επισκευή και τις στολές.

Ο κατάλογος των εξειδικευμένων εξόδων γραφείου για οικιακές επιχειρήσεις είναι λίγο διαφορετικός. Πρέπει να υπάρχει μια περιοχή στο σπίτι που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τη λειτουργία της επιχείρησης. Αυτή η λίστα επιχειρηματικών εξόδων μπορεί να περιλαμβάνει ένα μέρος των φόρων ιδιοκτησίας του σπιτιού και των τόκων υποθηκών, μια ξεχωριστή τηλεφωνική γραμμή που χρησιμοποιείται μόνο για την εταιρεία, ασφάλιση, σύστημα ασφαλείας, συντήρηση σπιτιού και συντήρηση και επισκευές.

Μικρές μειώσεις εξόδων γραφείου

Για να διεκδικήσετε τυχόν μειώσεις εξόδων γραφείου, η επιχείρηση πρέπει να διατηρεί αναλυτικές αποδείξεις. Όταν η επιχείρηση υποβάλλει τα φορολογικά της έντυπα, αφαιρεί τις προμήθειες γραφείου από το κέρδος. Έτσι, μια εταιρεία που κερδίζει 100.000 $ κέρδος και ξοδεύει 15.000 $ για είδη γραφείου έχει κέρδος 85.000 $ για φορολογικούς σκοπούς, εκτός εάν υπάρχουν άλλες παρακρατήσεις.

Τα γενικά και διοικητικά έξοδα των επιχειρήσεων εκπίπτουν συνήθως κατά το ίδιο έτος που καταβάλλονται. Υπάρχει μια εξαίρεση για το κόστος που σχετίζεται άμεσα με την έναρξη μιας νέας επιχείρησης. Αυτά πρέπει να κεφαλαιοποιηθούν για περίοδο πέντε ετών.

Υπάρχουν κανόνες για το πώς μπορούν να αφαιρεθούν πράγματα όπως έξοδα ψυχαγωγίας και δώρα πελατών. Για παράδειγμα, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να αφαιρέσουν το 50 τοις εκατό ενός γεύματος πελάτη, αλλά αυτό περιορίζεται σε ένα μόνο άτομο. ομαδικά γεύματα και πάρτι δεν μετράνε. Για δώρα πελατών, επιτρέπεται έκπτωση 25 τοις εκατό.

Μειώσεις εξόδων οικιακού γραφείου

Ο φυσικός χώρος γραφείου στο σπίτι μπορεί να αφαιρεθεί με έναν από τους δύο τρόπους: απλοποιημένος ή τυπικός. Το IRS περιγράφει την έκπτωση για την απλοποιημένη μέθοδο ως "5 $ ανά τετραγωνικό πόδι χώρου γραφείου έως 300 τετραγωνικά πόδια." Η τυπική μέθοδος είναι πιο περίπλοκη. παρακολουθεί τα πραγματικά έξοδα και υπολογίζει έναν τελικό αριθμό με βάση το ποσοστό του σπιτιού που χρησιμοποιείται για επιχειρήσεις.

Οι υπόλοιπες μειώσεις εξόδων γραφείου υπολογίζονται επίσης ως ποσοστά βάσει του χώρου γραφείου ή των χιλιομέτρων. Αυτές περιλαμβάνουν μεταφορά, υπηρεσία Διαδικτύου, χρήση τηλεφώνου και άλλα είδη.

Τρόποι κατηγοριοποίησης των εξόδων

Τα επιχειρηματικά έξοδα μπορούν να κατανεμηθούν περαιτέρω σε τρεις κατηγορίες: σταθερές, μεταβλητές και περιοδικές. Το σταθερό κόστος παραμένει το ίδιο, αλλά μπορεί να αλλάξει λίγο σε μια συγκεκριμένη στιγμή, όπως ένα έτος. Ένα προφανές παράδειγμα αυτού είναι μια μηνιαία πληρωμή ενοικίου που αυξάνεται μετά από 12 μήνες.

Τα μεταβλητά έξοδα δεν είναι συνεπή και μπορούν να αντιστοιχούν στα μεγαλύτερα έξοδα μιας επιχείρησης. Αυτά φαίνονται στο κόστος μισθοδοσίας, τους λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, τις αγορές αποθέματος και τις νέες εκδόσεις προϊόντων. Τα περιοδικά έξοδα είναι απροσδόκητα και μπορεί να είναι δύσκολο να προγραμματιστούν. Το να ξανακάνετε μια μεγάλη, λανθασμένη παραγγελία, να αντικαταστήσετε ένα σύστημα υπολογιστή ή να ανοίξετε ένα νέο γραφείο είναι όλα αυτά.

Πώς λειτουργεί η απόσβεση;

Το IRS επιτρέπει στους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να διαγράψουν τα πρώτα 18.000 $ που πληρώθηκαν για εξοπλισμό που αγοράστηκε για επαγγελματική χρήση μόνο σε ένα δεδομένο έτος. Εάν μια επιχείρηση αγοράζει συνήθως αυτόν τον πολύ εξοπλισμό κάθε χρόνο, μπορεί να θέλει να επωφεληθεί αμέσως από την πλήρη φορολογική μείωση.

Εάν έχει περισσότερο μεταβλητό ή περιοδικό κόστος, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να θέλει να επωφεληθεί από την απόσβεση. Αυτή είναι η μείωση της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου με την πάροδο του χρόνου. Η απόσβεση αφαιρείται από τους φόρους για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και βασίζεται σε έναν τύπο IRS. Επιτρέπει στο άτομο που υποβάλλει την αίτηση να αποσβέσει το κόστος αγοράς με την πάροδο του χρόνου να το διαδώσει.

Διάφορα είδη γραφείων μπορούν να ταξινομηθούν ως πάγια περιουσιακά στοιχεία στους ισολογισμούς και μπορούν να αποσβεστούν. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν σταθερά περιουσιακά στοιχεία για να κερδίσουν μακροπρόθεσμο εισόδημα και αυτά τα περιουσιακά στοιχεία παραμένουν στην εταιρεία για μεγαλύτερες περιόδους. Παραδείγματα περιλαμβάνουν οχήματα, έπιπλα, υπολογιστές και μηχανήματα της εταιρείας.

Χρήσιμοι πόροι για την κατάθεση φόρου

Το IRS διαθέτει πολλές πληροφορίες στον ιστότοπό του που μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με την προετοιμασία του φόρου. Η δημοσίευση IRS 535 για επιχειρηματικά έξοδα έχει οδηγίες για θέματα που περιλαμβάνουν έξοδα ενοικίου, πληρωμένους υπαλλήλους, απόσβεση και εξάντληση.

Αυτή η φόρμα αναφέρεται επίσης στο Business Services Online, το οποίο χρηματοδοτείται από τη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης. Το Business Services Online παρέχει διαδικτυακές επιλογές αρχειοθέτησης για λογιστές, CPA και άλλους εγγεγραμμένους αντιπροσώπους που επεξεργάζονται συγκεκριμένες φορολογικές φόρμες.