Η λογιστική των μικρών επιχειρήσεων μπορεί να είναι μια πολύπλοκη πρακτική, αλλά υπάρχουν πολλές γενικές λογιστικές αρχές που βοηθούν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαρθρώσουν τις λογιστικές τους διαδικασίες και να διατηρήσουν σαφή και ακριβή βιβλία. Είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να τηρούν την πρακτική της υπόθεσης της επιχειρηματικής οντότητας, έτσι ώστε να μην προστατεύονται μόνο νομικά, αλλά έτσι απεικονίζεται επίσης η οικονομική εικόνα της εταιρείας τους.
Καθορίζεται επιχειρηματική οντότητα
Η υπόθεση της επιχειρηματικής οντότητας, που μερικές φορές αναφέρεται ως χωριστή υπόθεση οντότητας ή η έννοια της οικονομικής οντότητας, είναι μια λογιστική αρχή που δηλώνει ότι τα οικονομικά αρχεία κάθε επιχείρησης πρέπει να διατηρούνται χωριστά από αυτά των ιδιοκτητών της ή οποιασδήποτε άλλης επιχείρησης. Όλα τα έσοδα που προέρχονται από τη λειτουργία της εταιρείας πρέπει να καταγράφονται ως κέρδη και όλα τα έξοδα πρέπει να είναι αυτά που ανήκουν αποκλειστικά στην επιχείρηση. Τυχόν προσωπικά έξοδα του ιδιοκτήτη δεν πρέπει να μεταβιβάζονται στην εταιρεία. Αυτή η αυστηρή τήρηση του διαχωρισμού επιτρέπει στην επιχείρηση να αξιολογηθεί για σκοπούς κερδοφορίας και φορολογίας βάσει ακριβών οικονομικών δεδομένων και όχι μπερδεμένου συνδυασμού προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών. Εφαρμόζεται επίσης σε όλες τις επιχειρήσεις, ακόμη και αν νομικά μια επιχείρηση και ο ιδιοκτήτης της θεωρούνται ως η ίδια οντότητα.
Νομικός έναντι λογιστικού διαχωρισμού
Οι επιχειρήσεις υπάρχουν σε διάφορες μορφές και κάθε δομή έχει τους δικούς της νομικούς και φορολογικούς κανονισμούς που εφαρμόζονται σε αυτήν. Πολλές μικρές επιχειρήσεις θεωρούνται μεταβιβάσιμες οντότητες, όπου η επιχείρηση δεν φορολογείται για το εισόδημά της, αλλά όλα τα έσοδα "μεταβιβάζονται" στους ιδιοκτήτες και φορολογούνται επί του ποσού εισοδήματος που έχει κερδίσει η επιχείρηση. Παραδείγματα οντοτήτων διέλευσης περιλαμβάνουν αποκλειστικές εταιρείες, εταιρείες S και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης (LLC). Ωστόσο, σε μια μοναδική ιδιοκτησία, η επιχείρηση και ο μεμονωμένος ιδιοκτήτης θεωρούνται νομικά ως ένα και το ίδιο. Όλες οι υποχρεώσεις της επιχείρησης, οικονομικές και νομικές, γίνονται οι ευθύνες του ιδιοκτήτη. Ωστόσο, παρόλο που θεωρούνται νομικά το ίδιο, οι μοναδικοί ιδιοκτήτες πρέπει να διατηρούν και να αναφέρουν τα προσωπικά και επιχειρηματικά τους οικονομικά ξεχωριστά.
Απαιτείται ακριβής εγγραφή
Ένα από τα μειονεκτήματα της έννοιας της επιχειρηματικής οντότητας στη λογιστική είναι ότι οι ιδιοκτήτες εταιρειών πρέπει να είναι πολύ προσεκτικοί για να διατηρούν λεπτομερή και ακριβή οικονομικά αρχεία, ιδιαίτερα των δαπανών τους. Όλα τα προσωπικά και επαγγελματικά έξοδα πρέπει να διατηρούνται ξεχωριστά. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι τα λογιστικά αρχεία αντικατοπτρίζουν ακριβή ποσά εξόδων βάσει του σκοπού ή του ποσοστού χρήσης. Για παράδειγμα, εάν ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης αγοράζει φυσικό αέριο για ένα αυτοκίνητο που του ανήκει προσωπικά χρησιμοποιώντας μια προσωπική πιστωτική κάρτα, αλλά χρησιμοποιεί αυτό το αέριο και το αυτοκίνητο για επαγγελματικά ταξίδια, τότε ο ιδιοκτήτης θα πρέπει να αποζημιωθεί για αυτά τα έξοδα, χρησιμοποιώντας την τυπική τιμή χιλιομετρικής που επιτρέπεται από την εσωτερική Υπηρεσία εσόδων (IRS). Ωστόσο, εάν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πάρει το αυτοκίνητο που ανήκει στην εταιρεία και χρησιμοποιεί την επαγγελματική του πιστωτική κάρτα για να αγοράσει φυσικό αέριο ενώ βρίσκεστε σε διακοπές μιας εβδομάδας,Αυτές οι δαπάνες δεν πρέπει να καταγράφονται ως επιχειρηματικά έξοδα στα οικονομικά αρχεία της εταιρείας, αλλά θα πρέπει να θεωρούνται ως προσωπική ανάληψη.
Διαχείριση εταιρικών τμημάτων ή πολλαπλών επιχειρήσεων
Ένα άλλο παράδειγμα επιχειρηματικής οντότητας που απαιτεί ξεχωριστή λογιστική είναι όταν υπάρχουν ξεχωριστά τμήματα σε μια εταιρεία ή ένα άτομο κατέχει περισσότερες από μία επιχειρήσεις. Εάν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, ενδέχεται να έχετε την ευκαιρία να επεκταθείτε πέρα από το πεδίο των τρεχουσών δραστηριοτήτων σας. Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό τμήμα εντός της εταιρείας για να χειριστείτε αυτήν τη νέα επιχειρηματική ευκαιρία. Προκειμένου να παρακολουθείτε την οικονομική υγεία και τις λειτουργίες αυτού του τμήματος της εταιρείας, είναι καλή ιδέα να καταγράφετε όλα τα έσοδα και τα έξοδα ξεχωριστά από το άλλο μέρος της εταιρείας. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας "τάξεις" σε λογιστικά λογισμικά όπως τα QuickBooks. Για φορολογικούς και νομικούς σκοπούς, η διαίρεση εξακολουθεί να βρίσκεται υπό την αιγίδα της κύριας εταιρείας, αλλά η ξεχωριστή λογιστική θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε την οικονομική της κατάσταση ανεξάρτητα.
Ομοίως, εάν ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης διευθύνει περισσότερες από μία εταιρείες, θα πρέπει να διατηρείται χωριστή υπόθεση οντότητας για κάθε επιχείρηση. Αν και ο ιδιοκτήτης είναι ο ίδιος, οι εταιρείες ενδέχεται να έχουν πολύ διαφορετικό πεδίο εφαρμογής και μέγεθος και όλες οι συναλλαγές πρέπει να καταγράφονται ξεχωριστά.