Τα εγχειρίδια διαδικασιών είναι χρήσιμα εργαλεία για μια ποικιλία ρυθμίσεων απασχόλησης. Εάν οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς να χειρίζονται το μηχάνημα αντιγραφής ή πώς να ολοκληρώνουν την απαιτούμενη εκπαίδευση υγείας και ασφάλειας, ένα εγχειρίδιο διαδικασίας μπορεί να προσφέρει μια επισκόπηση των βημάτων. Πολλοί εργοδότες σχεδιάζουν συνδυασμένα εγχειρίδια «πολιτικής και διαδικασίας», αλλά είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε τη διάκριση: οι πολιτικές αντικατοπτρίζουν κανόνες, ενώ οι διαδικασίες αντικατοπτρίζουν τις διαδικασίες και τον τρόπο ολοκλήρωσής τους. Κατά τη σύνταξη ενός αποτελεσματικού εγχειριδίου διαδικασίας, είναι απαραίτητο να επικεντρωθούμε στην ίδια τη διαδικασία και να παρέχουμε τις πληροφορίες που θα είναι πιο χρήσιμες στους εργαζομένους για την επίτευξή της.
Ποιότητες
Ένα εγχειρίδιο διαδικασίας πρέπει να είναι απλό στην ανάγνωση και τη χρήση. Ένα εγχειρίδιο διαδικασίας που απαιτεί το δικό του εγχειρίδιο διαδικασίας μόνο για να το διαβάσει δεν είναι πολύ χρήσιμο σε κανέναν υπάλληλο. Επιπλέον, το εγχειρίδιο διαδικασίας πρέπει να είναι συνεπές σε όλα τα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένου του στυλ, του σχεδιασμού και των πληροφοριών. Ένα εγχειρίδιο διαδικασιών έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τους άλλους στην ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας, οπότε πρέπει να είναι γραμμένο με γνώμονα τους αναγνώστες. Οι διαδικασίες που περιγράφονται πρέπει να είναι σαφείς και λογικές, έτσι ώστε όλοι οι αναγνώστες να μπορούν να ακολουθήσουν τη διαδικασία χωρίς δυσκολία.
Χαρακτηριστικά
Τα εγχειρίδια διαδικασιών θα διαφέρουν σε συγκεκριμένες λειτουργίες, με βάση τον τύπο των πληροφοριών που είναι λεπτομερείς. Ωστόσο, ως επί το πλείστον, αποτελεσματικά εγχειρίδια διαδικασίας είναι αυτά που έχουν σαφή και συνεπή μορφοποίηση, ώστε οι αναγνώστες να γνωρίζουν πώς να ακολουθούν το υλικό. Οι παράγραφοι πρέπει να ξεκινούν και να τελειώνουν χωρίς σύγχυση, και οι αναγνώστες δεν πρέπει να αναρωτιούνται πού τελειώνει το ένα βήμα και το άλλο ξεκινά. Στην περιγραφή των βημάτων, οι συγγραφείς θα πρέπει να χρησιμοποιούν ισχυρά ρήματα δράσης για να διασφαλίσουν ότι οι αναγνώστες ξέρουν ακριβώς τι να κάνουν και θα πρέπει να προσφέρουν εξηγήσεις και επιλογές όπου χρειάζεται. Οποιαδήποτε εικονίδια, εικόνες ή γραφήματα / γραφήματα πρέπει να είναι προφανή για κατανόηση και απλή παρακολούθηση.
Στυλ γραφής
Το στυλ γραφής ενός εγχειριδίου διαδικασίας πρέπει να βασίζεται σε σαφή και περιεκτική γλώσσα. Όλες οι διαδικαστικές πληροφορίες πρέπει να είναι ακριβείς και τυχόν ακρωνύμια πρέπει να διευκρινίζονται με μια εξήγηση σε παρένθεση - για παράδειγμα, η "Υπηρεσία Τροφίμων και Φαρμάκων (FDA)". Στα εγχειρίδια διαδικασίας που θα κυκλοφορήσουν για κάποιο χρονικό διάστημα, αποφύγετε τη χρήση συγκεκριμένων πληροφοριών που ενδέχεται να γίνουν γρήγορα ξεπερασμένες. Η τεχνική γλώσσα και η ορολογία που δεν θα είναι εξοικειωμένα με τους περισσότερους θα πρέπει να αποφεύγονται.
Σχέδιο
Ο σχεδιασμός του εγχειριδίου διαδικασίας θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο διαδικασίας που περιγράφεται, αλλά ορισμένες προτάσεις σχεδιασμού ισχύουν για όλα τα εγχειρίδια διαδικασίας. Ένα καλό εγχειρίδιο διαδικασίας χρησιμοποιεί μεγάλο κενό. Δηλαδή, το εγχειρίδιο δεν είναι υπερφορτωμένο με εκτύπωση, αλλά προσφέρει πολλά εσοχή και διαλείμματα παραγράφων για να αποφευχθεί ο φόβος του αναγνώστη. Τα αποτελεσματικά εγχειρίδια διαδικασιών έχουν επίσης σαφείς επικεφαλίδες και υπότιτλους, καθώς και άλλες κατάλληλες ετικέτες και περιγράφουν για πολλά σημεία.
Ευθύνες
Εκείνοι που είναι υπεύθυνοι για τη συγγραφή εγχειριδίων διαδικασίας είναι επίσης υπεύθυνοι για την περιοδική τους επανεξέταση. Εάν το υλικό γίνει άσχετο, θα πρέπει να αφαιρεθεί ή να ενημερωθεί. Εάν οι πληροφορίες δεν είναι αποτελεσματικές στη βοήθεια των εργαζομένων, το εγχειρίδιο θα πρέπει να αναθεωρηθεί και να βελτιωθεί. Ένα εγχειρίδιο διαδικασίας είναι εξίσου χρήσιμο με το έργο που επιτρέπει στους αναγνώστες να ολοκληρώσουν και εάν το εγχειρίδιο δεν το κάνει αυτό, ο συγγραφέας έχει την ευθύνη να το αλλάξει.