Μια εταιρεία χρησιμοποιεί έγγραφα για επικοινωνία, συναλλαγή επιχειρήσεων και ανάλυση της παραγωγικότητάς της. Τα επιχειρηματικά έγγραφα κυμαίνονται από σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως πολύπλοκες νομικές συμφωνίες. Ορισμένα έγγραφα προετοιμάζονται από υπαλλήλους και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ενώ άλλα συντάσσονται από επαγγελματίες εκτός της εταιρείας, όπως λογιστές και δικηγόροι. Δεδομένου ότι τα έγγραφα παρέχουν απόδειξη των συναλλαγών ενός οργανισμού και ενδέχεται να αναφέρονται για τα επόμενα χρόνια, είναι σημαντικό να είναι καλογραμμένα.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μνημόνια
Οι συνάδελφοι συνήθως χρησιμοποιούν email για να μεταφέρουν πληροφορίες ο ένας στον άλλο. Πριν το email γίνει διαδεδομένο, τα μνημόνια χρησιμοποιήθηκαν για μηνύματα εντός της υπηρεσίας. Τα υπομνήματα εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις όπου ένα μήνυμα προορίζεται να συνοδεύει ένα συγκεκριμένο αρχείο και σε περιπτώσεις που απαιτούν περισσότερο απόρρητο από ένα email.
Τόσο ένα σημείωμα όσο και ένα email προσδιορίζουν τον αποστολέα και τον παραλήπτη και περιέχουν μια γραμμή θέματος. Το κείμενο είναι μορφοποιημένο σε μία ή περισσότερες παραγράφους.
Επιχειρηματικές επιστολές για εξωτερική επικοινωνία
Οι επαγγελματικές επιστολές χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία με άτομα εκτός γραφείου. Οι παραλήπτες μπορεί να περιλαμβάνουν πελάτες, συναδέλφους σε άλλες επιχειρήσεις, παρόχους υπηρεσιών, επαγγελματίες που συμβουλεύουν την επιχείρηση, κυβερνητικούς υπαλλήλους και αιτούντες εργασία. Ένα επαγγελματικό γράμμα είναι συνήθως μορφοποιημένο σε στυλ μπλοκ, στο οποίο όλα τα στοιχεία της επιστολής, εκτός από το επιστολόχαρτο, ευθυγραμμίζονται με το αριστερό περιθώριο.
Μπορεί να αποσταλεί μέσω email ή μέσω ταχυδρομείου. Εάν ένα γράμμα αποστέλλεται στο κείμενο ενός email, ο αποστολέας περιλαμβάνει το όνομα, τον τίτλο εργασίας και τα στοιχεία επικοινωνίας του στο κάτω μέρος του email.
Επιχειρηματικές εκθέσεις για τη μεταφορά πληροφοριών
Οι επιχειρηματικές αναφορές μεταφέρουν πληροφορίες σε μορφή πιο επίσημη και συνήθως μεγαλύτερη από ένα γράμμα. Οι αναφορές καλύπτουν μια ποικιλία θεμάτων, όπως συμμόρφωση με την ασφάλεια, αριθμούς πωλήσεων, οικονομικά δεδομένα, μελέτες σκοπιμότητας και σχέδια μάρκετινγκ. Μπορεί να περιλαμβάνουν στατιστικά στοιχεία, διαγράμματα, γραφήματα, εικόνες, μελέτες περιπτώσεων και αποτελέσματα έρευνας. Ορισμένες αναφορές δημοσιεύονται προς όφελος των επενδυτών. Εάν μια αναφορά είναι περιοδική, όπως μια μηνιαία αναφορά πωλήσεων, ένα πρότυπο χρησιμοποιείται για ευκολία και για να επιτρέπει τη σύγκριση με προηγούμενες αναφορές.
Έγγραφα συναλλαγών για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων με πελάτες
Μια εταιρεία χρησιμοποιεί έγγραφα για συναλλαγές με τους πελάτες της. Για εξοικονόμηση χρόνου, αυτά τα έγγραφα μπορούν να μορφοποιηθούν ως φόρμα, όπως έντυπο παραγγελίας, σελίδα αποστολής, τιμολόγιο ή απόδειξη. Οι τύποι εγγράφων συναλλαγών που χρησιμοποιούνται διαφέρουν κάπως από τη φύση μιας επιχείρησης. Ένας ασφαλιστικός πράκτορας, για παράδειγμα, δημιουργεί ασφαλιστικές εφαρμογές και συμβόλαια, ενώ ένας δανειστής χρησιμοποιεί αιτήσεις δανείου και έγγραφα ενυπόθηκων δανείων.
Σε ορισμένους τομείς, οι επιχειρήσεις συνάπτουν συμφωνίες και συμβάσεις με άλλους. Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να συντάσσονται από τον δικηγόρο της εταιρείας.
Οικονομικά έγγραφα για τη διαχείριση της επιχείρησης
Μια επιχείρηση χρησιμοποιεί οικονομικά έγγραφα για να παραμείνει εντός του προϋπολογισμού της, να προετοιμάσει προτάσεις προϋπολογισμού και να υποβάλει φορολογικές δηλώσεις. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν αρχεία αποδείξεων, εκθέσεις μισθοδοσίας, πληρωμένους λογαριασμούς, τραπεζικές καταστάσεις, δηλώσεις εισοδήματος, ισολογισμούς και έντυπα φορολογικής δήλωσης. Αυτά τα έγγραφα μπορεί να ετοιμαστούν από τον λογιστή της εταιρείας.
Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης χρησιμοποιεί αυτά τα έγγραφα για να προσδιορίσει την οικονομική επιτυχία της εταιρείας και για να εντοπίσει τομείς που δεν είναι παραγωγικοί. Ένας αρχηγός τμήματος μπορεί να χρησιμοποιήσει οικονομικά έγγραφα για να προετοιμάσει πρόταση προϋπολογισμού.