Μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθεί μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους από το 2020, η οποία δεν βασίζεται σε υπολογιστές για την παραγωγή, την εμπορία και την πώληση των προϊόντων ή των υπηρεσιών της. Ενώ οι υπολογιστές κάνουν τη διεξαγωγή επιχειρήσεων πιο γρήγορα και ευκολότερα, η χρήση τους από εργατικό δυναμικό μπορεί επίσης να δημιουργήσει ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα. Η κατανόηση των μειονεκτημάτων της χρήσης υπολογιστή στον χώρο εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε μέτρα για να τα ελαχιστοποιήσετε και να προστατεύσετε την επιχείρησή σας.
Βαριά εξάρτηση από δεδομένα
Πολλές επιχειρήσεις βασίζονται τόσο πολύ σε υπολογιστές που μπορεί να αποδειχθεί καταστροφική η απώλεια ισχύος ή η διακοπή του συστήματος. Πολύτιμα αρχεία μπορεί να χαθούν, μερικές φορές μόνιμα, τα οποία μπορεί να έχουν μακροπρόθεσμες επιπτώσεις εάν τα αρχεία δεν δημιουργήθηκαν αντίγραφα ασφαλείας με χαρτί ή άλλες μεθόδους, όπως αυτόματα νυχτερινά αντίγραφα ασφαλείας εκτός δικτύου ή αντίγραφα ασφαλείας στο cloud.
Μια επιχείρηση προσανατολισμένη στην εξυπηρέτηση πελατών που εξαρτάται από το ότι μπορεί να παρέχει άμεσες και αξιόπιστες απαντήσεις σε ερωτήσεις πελατών μπορεί επίσης να βρεθεί σε σοβαρό μειονέκτημα εάν χάσει την πρόσβαση στον υπολογιστή.
Προσωπική χρήση υπολογιστών
Οι υπολογιστές μπορούν να δημιουργήσουν περισπασμούς, ειδικά εάν παρέχεται στους εργαζόμενους πλήρη πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Αντί να εργάζονται, οι εργαζόμενοι μπορεί να μπουν στον πειρασμό να περνούν χρόνο χωρίς περιήγηση στο Διαδίκτυο, να δημοσιεύουν σε κοινωνικά μέσα, να ελέγχουν τα αθλητικά αποτελέσματα, να στέλνουν βίντεο σε φίλους, να παίζουν παιχνίδια ή να συμμετέχουν σε συνομιλίες με άμεσα μηνύματα. Σύμφωνα με το Wisconsin School of Business, οι εργαζόμενοι περνούν οπουδήποτε από τρεις ώρες την εβδομάδα έως 2,5 ώρες την ημέρα χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο για προσωπικούς λόγους ενώ εργάζονται.
Οι επιχειρήσεις ενδέχεται να χρειαστεί να μεταβούν στο πρόσθετο κόστος αγοράς και εγκατάστασης λογισμικού φιλτραρίσματος για να περιορίσουν την πρόσβαση περιήγησης των εργαζομένων και να δημιουργήσουν μια μαύρη λίστα ιστότοπων στους οποίους δεν επιτρέπεται να επισκέπτονται οι υπάλληλοί σας. Η επιχείρησή σας θα πρέπει να λειτουργήσει ο νομικός σας σύμβουλος για τη δημιουργία πολιτικών που περιορίζουν τη χρήση των υπολογιστών σας σε επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Κίνδυνοι εισβολής
Ένα άλλο πρόβλημα με τα συστήματα υπολογιστών στο χώρο εργασίας είναι ότι πολλές μικρές επιχειρήσεις αποθηκεύουν ευαίσθητα στοιχεία πελατών, όπως αριθμούς πιστωτικών καρτών, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, πληροφορίες τραπεζικού λογαριασμού και διευθύνσεις. Εάν ένας χάκερ εισέλθει επιτυχώς στο σύστημα υπολογιστή μιας επιχείρησης, μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες για να εξαντλήσει τραπεζικούς λογαριασμούς ή να αυξήσει τις χρεώσεις σε πιστωτικές κάρτες.
Στην καλύτερη περίπτωση, αυτό μπορεί να δημιουργήσει έναν εφιάλτη δημοσίων σχέσεων για την εταιρεία. Στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί να κάνει την εταιρεία ευάλωτη σε νομικές ενέργειες, ειδικά εάν δεν εφάρμοσε αποτελεσματικά μέτρα ασφαλείας, εξηγεί ο ασφαλιστής επιχειρήσεων Hiscox USA.
Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε το πιο πρόσφατο λογισμικό προστασίας από ιούς και hacking σε όλους τους υπολογιστές σας. Ορίστε αυστηρούς κανόνες για τους υπαλλήλους σχετικά με τη λήψη αντικειμένων στους υπολογιστές τους για να τους αποτρέψετε από τη λήψη κατά λάθος ιών που αποστέλλονται μέσω ψεύτικων email.
Παραβίαση της ιδιωτικότητας
Πολλές εταιρείες εφαρμόζουν μια πολιτική παρακολούθησης της χρήσης υπολογιστών των εργαζομένων για την πρόληψη κατά της ακατάλληλης ή ακόμη και παράνομης δραστηριότητας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι υποχρεούνται να υπογράψουν μια ανακοίνωση, αναγνωρίζοντας ότι υποτιμούν την πολιτική παρακολούθησης της εταιρείας.
Οι εργαζόμενοι μπορεί να το δουν ως εισβολή του απορρήτου τους και να το δείξουν ως παράδειγμα παρακολούθησης από το "Big Brother". Μπορεί επίσης να δημιουργήσει ένα ηθικό δίλημμα, βάζοντας το δικαίωμα του εργαζομένου στην ιδιωτική ζωή ενάντια στο δικαίωμα του εργοδότη να προστατεύσει τον εαυτό του.
Ένας τρόπος για να μαλακώσετε τις κριτικές χρήσης υπολογιστών υπαλλήλων είναι να δώσετε στους υπαλλήλους έναν ανώνυμο αριθμό που βλέπουν οι υπάλληλοι πληροφορικής κατά τον έλεγχο της χρήσης του διαδικτύου. Εάν βλέπουν τον υπάλληλο # 22B να σερφάρει στο Διαδίκτυο για προσωπική χρήση αρκετές ώρες κάθε μέρα, το τμήμα πληροφορικής αναφέρει τον υπάλληλο # 22B στη διεύθυνση, ο οποίος διαβάζει την αναφορά και στη συνέχεια αποφασίζει εάν θέλει να ξεμπλοκάρει τον υπάλληλο για πειθαρχία.