Τα προβλήματα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας μπορεί να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στο ηθικό, την παραγωγικότητα και τις διυπηρεσιακές σχέσεις εργασίας. Όταν δεν ελέγχονται, τα συνεχιζόμενα προβλήματα επικοινωνίας μπορεί δυνητικά να μειώσουν τα κέρδη, να αυξήσουν τον κύκλο εργασιών και να οδηγήσουν σε λάθη που επηρεάζουν αρνητικά τη δημόσια εικόνα της εταιρείας. Η αναγνώριση και η αντιμετώπιση κοινών ζητημάτων μπορεί να εξομαλύνει τα προβλήματα προτού ξεφύγουν. Παρακολουθήστε κοινά προβλήματα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας και επιλύστε τα γρήγορα.
Αποτυχία πλήρους επικοινωνίας
Σε ένα χώρο εργασίας που κυριαρχείται από γρήγορες απαντήσεις μέσω κειμένου και email, οι λεπτομέρειες μπορεί να χαθούν, να παραβλεφθούν ή να παρεξηγηθούν. Η απάντηση «ναι» σε μια σειρά ερωτήσεων σε ένα email δεν είναι σαφής. Η απάντηση στο "OK" όταν ρωτήθηκε αν μπορείτε να ελέγξετε ένα έγγραφο δεν αντιμετωπίζει το ερώτημα του πού βρίσκεται το έγγραφο, τι είδους έλεγχος ζητείται ή πότε πρέπει να επιστραφούν οι τροποποιήσεις.
Λύση: Κάντε σαφή και λεπτομερή τα αιτήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε ολοκληρωμένες και ολοκληρωμένες απαντήσεις. Πριν πατήσετε Αποστολή, αναρωτηθείτε:
- Απάντησα πλήρως σε κάθε ερώτηση;
- Ο παραλήπτης θα έχει εκκρεμείς ερωτήσεις μετά την ανάγνωση του email μου;
Υποθέτοντας ότι κάποιος άλλος έχει τη μπάλα
Όταν συμμετέχετε σε μια συνεδρία ομαδικής ανταλλαγής ιδεών, ένα ομαδικό email ή ένα ομαδικό έργο, υπάρχει πάντα η πιθανότητα να υποθέσετε ότι κάποιος άλλος έχει καλυφθεί μια εργασία. Όταν όλοι υποθέτουν ότι κάποιος άλλος χειρίζεται τα πράγματα, η μπάλα αναπόφευκτα πέφτει, η οποία οδηγεί σε δάκτυλα, φταίξιμο και χαμένες προθεσμίες.
Λύση: Σε οποιαδήποτε δυναμική της ομάδας, πρέπει να υπάρχει ένα άτομο που να καθορίζει και να διευκρινίζει τους ρόλους στο τέλος της συζήτησης ή της συζήτησης. Ένα ομαδικό email που διευκρινίζει ποιος κάνει τι και πότε εξορθολογίζει τις ομαδικές πρωτοβουλίες.
Αποτυχία αυτοεπεξεργασίας
Η αυτοεπεξεργασία είναι μια καλή επιχειρηματική τεχνική για μάθηση σε γραπτές και λεκτικές μορφές. Η αποτυχία να σκεφτείτε τι πρόκειται να γράψετε ή να πείτε μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή της επικοινωνίας, είτε επειδή δεν αρθρώνετε πλήρως τις σκέψεις σας είτε επειδή αντιδράτε χωρίς σκέψη, γεγονός που οδηγεί σε πληγωμένα συναισθήματα και παρεξηγήσεις.
Λύση: Πριν πατήσετε Αποστολή, ελέγξτε για περιεχόμενο, ορθογραφία, γραμματική και εγκυρότητα. Στη συνέχεια, ελέγξτε τον τόνο σας για να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης δεν μπορεί να παρερμηνεύσει τις λέξεις σας. Όταν μιλάτε σε ένα θερμό περιβάλλον, επιλέξτε προσεκτικά τις λέξεις σας και εκτελέστε τις μέσα από το ψυχικό σας φίλτρο τουλάχιστον μία φορά πριν τις πείτε δυνατά.
Δεν είμαι προετοιμασμένος
Εάν έχετε καθυστερήσει για μια συνάντηση ή πλησιάζετε σε μια προθεσμία και δεν είστε προετοιμασμένοι, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να το παρατάξετε. Όταν δεν είστε προετοιμασμένοι, ενδέχεται να προκύψουν λάθη, παρεξηγήσεις, ακόμη και η κακή κατεύθυνση ενός έργου ή μιας εργασίας.
Λύση : Να είστε οργανωμένοι και προετοιμασμένοι. Εάν δεν είστε, είναι καλύτερο να παραδεχτείτε ότι χρειάζεστε περισσότερο χρόνο παρά να ρίξετε μια ιδέα στον τοίχο και να ελπίζουμε ότι θα κολλήσει.
Χρήση του λανθασμένου εργαλείου επικοινωνίας
Υπάρχουν φορές που ένα email είναι κατάλληλο και άλλες φορές όταν μια τηλεφωνική κλήση ή μια προσωπική συνάντηση είναι πιο κατάλληλη. Η εσφαλμένη εκτίμηση της κατάστασης και η επιλογή λανθασμένου εργαλείου μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή της επικοινωνίας και να δημιουργήσει σύγχυση, παρανόηση και τραυματισμό συναισθημάτων.
Λύση: Αν ανταλλάσσετε μη ευαίσθητες πληροφορίες κάθε μέρα, το email είναι εντάξει. Εάν προσπαθείτε να ξεμπερδέψετε μια κολλώδη κατάσταση γεμάτη παραπληροφόρηση, μια τηλεφωνική κλήση ή μια συνεδρία Skype επιτρέπει μια πιο αποτελεσματική ανταλλαγή εμπρός και πίσω. Εάν μεταδίδετε κακές ειδήσεις ή έχετε μια σοβαρή ή αμφισβητούμενη συζήτηση, η προσωπική προσέγγιση είναι η καλύτερη επιλογή. Σας επιτρέπει να διαβάσετε τη γλώσσα του σώματος, να μετρήσετε την ιδιοσυγκρασία και να κάνετε προσωπική επαφή.
Λέγοντας πάρα πολύ
Μερικές φορές υπερμεριζόμαστε όταν μιλάμε πριν σκεφτούμε. Άλλες φορές, κουτσομπολεύουμε και ανταλλάσσουμε ακατάλληλες πληροφορίες. Μερικές φορές η αδράνεια έχει ως αποτέλεσμα την υπερβολική κοινή χρήση ή την απελευθέρωση προσωπικών ή ευαίσθητων πληροφοριών - σκεφτείτε ένα σενάριο στο οποίο χτυπήσατε κατά λάθος «απάντηση σε όλους» ή «προώθηση» σε μια συνομιλία μέσω email στην οποία εσείς και ένας συνάδελφος μιλάτε με υποτιμητικούς όρους για έναν πελάτη.
Λύση: Δώστε έμφαση στην ανάγκη εμπιστευτικότητας στο χώρο εργασίας, πραγματοποιήστε ευαίσθητες συναντήσεις πίσω από κλειστές πόρτες, αποφύγετε την τοποθέτηση εξαιρετικά εμπιστευτικών ή ευαίσθητων πληροφοριών στο email και σταματήστε τα κουτσομπολιά στα ίχνη της.
Βελτιωμένες και αποτελεσματικές επικοινωνίες ξεκινούν από πάνω προς τα κάτω. Εάν δεν έχετε ήδη εφαρμόσει μια πολιτική επικοινωνίας βέλτιστων πρακτικών, δημιουργήστε μια και χρησιμοποιήστε την για εκδηλώσεις προσανατολισμού και κατάρτισης προσωπικού. Επίσης, σκεφτείτε ότι μερικές φορές ένα πρόβλημα που εμφανίζεται στο αποτέλεσμα της κακής επικοινωνίας μπορεί να είναι αναποτελεσματικές επιχειρηματικές πρακτικές, κακή οργάνωση ή ανεπαρκής δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Πριν κατηγορήσετε τα προβλήματα επικοινωνίας, αξιολογήστε τις άλλες αιτίες για μια ανάλυση των αποτελεσματικών λειτουργιών.