Τα πρακτικά της συνάντησης δεν είναι απλώς μια εξαπάτηση αυτού που ειπώθηκε στη συνάντηση προσωπικού της προηγούμενης εβδομάδας. Τα πρακτικά μπορεί να είναι επίσημα νομικά έγγραφα που αντιπροσωπεύουν την επίσημη δράση του διοικητικού συμβουλίου μιας εταιρείας ή της ηγεσίας μιας κυβερνητικής οντότητας. Επειδή τα πρακτικά είναι το επίσημο αρχείο των επιχειρηματικών και κυβερνητικών δραστηριοτήτων, πληρώνει για την αποτελεσματική ανάπτυξή τους. Εάν γράφετε με το χέρι σημειώσεις σε χαρτί, μπορεί να σας βοηθήσει εάν έχετε μια εκτυπωμένη φόρμα, ώστε να μπορείτε να βάλετε τις κατάλληλες πληροφορίες όπου πηγαίνει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια φόρμα υπολογιστή εάν φέρετε το φορητό ή τον ηλεκτρονικό σας φορητό υπολογιστή για χρήση κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Πληροφορίες κεφαλίδας
Τα πρακτικά περιλαμβάνουν μια κεφαλίδα της ημερομηνίας και της τοποθεσίας της σύσκεψης. Η επικεφαλίδα καταγράφει ποιος ήταν παρών και είχε μια δικαιολογημένη απουσία, και συνήθως προσδιορίζει το άτομο που υπηρέτησε ως προεδρεύων και γραμματέας της συνεδρίασης. Συναντήσεις που πραγματοποιούνται ταυτόχρονα σε πολλά μέρη - για παράδειγμα, μέσω τηλεδιάσκεψης - συνήθως καταγράφουν την παρουσία με βάση την τοποθεσία.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:
Συνοπτικά πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου της εταιρείας A-1 4 Μαΐου 2017 Αίθουσα εκτελεστικής επιτροπής, κτίριο κεντρικών γραφείων Robert Johnson, πρόεδρος & Kyle McGregor, γραμματέας παρουσίας Παρόν: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Εισαγωγικό υλικό
Τα πρακτικά συνήθως ξεκινούν με την ακριβή ώρα που ο προεδρεύων κάλεσε τη συνεδρίαση για να παραγγείλει. Στις περισσότερες συνεδριάσεις, τα πρώτα θέματα της ημερήσιας διάταξης περιλαμβάνουν εισαγωγές, παρατηρήσεις από τον προεδρεύοντα και έγκριση των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης. Καταγράψτε τα κύρια σημεία που προσφέρθηκαν κατά τις παρατηρήσεις του Προέδρου. Εάν τα μέλη προσέφεραν τροποποιήσεις στα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης, καταγράψτε τις αλλαγές με ακρίβεια.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:
Ο κ. Τζόνσον κάλεσε τη συνάντηση να παραγγείλει στις 2:46 μ.μ. Μετά από άτυπες γνωριμίες, ο Τζόνσον ανακοίνωσε ότι η γάτα του γεννήθηκε πρόσφατα έξι γατάκια. Με πρόταση της κυρίας Hawthorne, τα πρακτικά της συνεδρίασης του Ιουλίου εγκρίθηκαν ομόφωνα με την εξαίρεση ότι η λέξη «φορτηγό» στην παράγραφο 15 έχει πληγεί και αντικατασταθεί από τη λέξη «ημι-τρακτέρ».
Ατζέντα συναίνεσης
Αν και κάθε συνάντηση έχει διαφορετική δομή, οι επίσημες συναντήσεις - ειδικά για κυβερνητικές ομάδες - συνήθως ξεκινούν με μια "ατζέντα συναίνεσης", η οποία είναι κάτι περισσότερο από μια σειρά εκθέσεων και δηλώσεων που δεν απαιτούν ψηφοφορία. Η ατζέντα συναίνεσης περιλαμβάνει συχνά αλληλογραφία, αναφορές από επιτροπές και άλλο υλικό μόνο για πληροφορίες.
Καταγράψτε τα κύρια σημεία για κάθε θέμα που συζητήθηκε κατά τη διάρκεια της ατζέντας συναίνεσης, προσδιορίζοντας το θέμα της συνομιλίας και τυχόν σημαντικά σχόλια που προσφέρθηκαν από τα μέλη κατά τη διάρκεια της ανοιχτής συζήτησης.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:
Η κυρία Smith διάβασε στο ρεκόρ μια επιστολή από την XYZ Manufacturing Company με ημερομηνία 4 Νοεμβρίου. Η επιστολή επαίνεσε τον επαγγελματισμό του τμήματος μεταφορών στην επιτάχυνση μιας παράδοσης προϊόντων υψηλού προφίλ. Ο κ. Perez, εξ ονόματος του τμήματος μεταφορών, δήλωσε ότι η XYZ έκανε εξαιρετική δουλειά παρέχοντας λεπτομερείς οδηγίες διαδρομής.
Επιχειρηματική ατζέντα
Η επιχειρηματική ατζέντα είναι όπου η δράση είναι - το μέρος της συνεδρίασης όπου τα μέλη συζητούν και ψηφίζουν για διάφορα θέματα δράσης. Για επίσημα πρακτικά, ο γραμματέας πρέπει να καταγράψει την πραγματική πρόταση που ψηφίστηκε και τον πραγματικό αριθμό ψηφοφορίας, συμπεριλαμβανομένου του ποιος ψήφισε και κατά της ερώτησης. Συνήθως, ο γραμματέας καταγράφει επίσης μια περίληψη της συζήτησης, συμπεριλαμβανομένων των βασικών σημείων που έθεσε κάθε μέλος που μίλησε.
Από τεχνικής άποψης, δεν υπάρχει ψηφοφορία για «αποχή». Η αποχή σημαίνει να μην ψηφίζεις καθόλου. Οι άνθρωποι που επιθυμούν να καταγράψουν ότι δεν είναι ούτε υπέρ ή αντίθετοι σε ένα θέμα πρέπει να ψηφίσουν «παρόν».
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:
Ο Τζόνσον άνοιξε συζήτηση για ένα τιμολόγιο από την ABC Widgets για 21,434,87 $. Η κα Hatoyama είπε ότι το τιμολόγιο εγκρίθηκε από την επιτροπή οικονομικών την περασμένη εβδομάδα. Ο κ. Michaels είπε ότι υποστηρίζει τη συνεχιζόμενη εργασία με τα ABC Widgets. Η Hatoyama κινήθηκε για να εγκρίνει το τιμολόγιο από την ABC Widgets, Inc., για 21,434,87 $. Η κα Σάντμπορν αποσπάστηκε. Ο Motion έφερε 4-2, με Hatoyama, Sandborn, Michaels και Smith υπέρ και Perez και Clark αντίθετα.
Συμπερασματικά Υλικά
Τα περισσότερα λεπτά συνήθως τελειώνουν με το χρόνο διακοπής της συνεδρίασης. Τα πρακτικά υπογράφονται από τον προεδρεύοντα και τον γραμματέα, αν και αν ο γραμματέας είναι μέλος της ομάδας ψηφοφορίας, η υπογραφή του γραμματέα από μόνη της είναι συχνά αρκετή.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:
Ο Τζόνσον διέκοψε τη συνεδρίαση στις 7:14 μ.μ. Η επόμενη συνεδρίαση έχει προγραμματιστεί για τις 5 Αυγούστου στις 3 μ.μ. στην αίθουσα της εκτελεστικής επιτροπής.
Υπογράφηκε, Robert Johnson, πρόεδρος Kyle McGregor, γραμματέας