Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων βελτιώνουν την εικόνα της δημόσιας επιχείρησής τους όταν οι εταιρικές τους πολιτικές έχουν καθοριστεί σταθερά για επαγγελματικές επικοινωνίες. Έχει γίνει συνηθισμένο για τους υπαλλήλους να είναι πολύ άτυποι όταν πρόκειται για επαγγελματικά email. Και παρόλο που είναι συνηθισμένο, το ανεπίσημο επιχειρηματικό email δεν είναι το αποδεκτό επιχειρηματικό πρότυπο. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι ο καθορισμός του σωστού τόνου θέτει τον τόνο για ολόκληρο το γράμμα.
Ξεκινήστε με τον χαιρετισμό. Περιορίστε τις επιλογές χαιρετισμού, δίνοντας στο προσωπικό τις κατάλληλες επιλογές.
Ο τυπικός χαιρετισμός
Ο τυπικός χαιρετισμός είναι "Αγαπητέ κύριε (επώνυμο του ατόμου)." Και, όπως γίνεται στην παραδοσιακή αλληλογραφία αλληλογραφίας, η χρήση του τυπικού χαιρετισμού δείχνει σεβασμό και επαγγελματισμό. Μερικοί μπορεί να θεωρήσουν αυτό το ντεμοντέ, αλλά είναι πιο αποδεκτό από το να είναι ακούσια προσβλητικό.
Ένας χαιρετισμός που ξεκινά με το "Dear" είναι διαχρονικός. Χρησιμοποιήστε το επώνυμο του ατόμου εάν το έχετε ή εάν η σχέση είναι νέα. Αυτό δείχνει σεβασμό.
Για παράδειγμα, το "Αγαπητέ κύριε Τζόουνς", προτιμάται από το "Αγαπητέ Τζον." Εάν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο του ατόμου (Mr., Mrs., Ms., Miss) ή για το επώνυμό σας, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσετε το όνομα. Θα πρέπει να είναι τυπική εταιρική πολιτική για τους υπαλλήλους να προσπαθούν να ανακαλύψουν το επώνυμο του παραλήπτη πριν καταφύγουν στη χρήση του ονόματος.
Φιλικότερος χαιρετισμός
Μερικές φορές τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γράφονται χρησιμοποιώντας λιγότερο τυπικά πρότυπα μόνο και μόνο επειδή ο αποστολέας θέλει να είναι πιο φιλικοί. Για παράδειγμα, το "Γεια" είναι πιο φιλικό από το "Αγαπητέ". Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμη και σε μια κρύα επικοινωνία, όπου ο αποστολέας δεν έχει το όνομα του παραλήπτη. Χρησιμοποιείται επίσης με ένα όνομα, όπως στο "Γεια σου Τζένιφερ."
Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να έχει συγκεκριμένες σχέσεις με πελάτες όπου αυτό χρησιμοποιείται κατά τον επίσημο χαιρετισμό, όπως ορίζεται από τις διαδικασίες της εταιρείας. Για παράδειγμα, το προσωπικό μπορεί να επιβιβαστεί σε έναν νέο πελάτη και να της ρωτήσει αν προτιμά να κληθεί με το όνομα ή το επώνυμό της.
Επαγγελματικός αλλά εγκάρδιος
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων βλέπουν "Χαιρετισμοί:" χρησιμοποιούνται στην αλληλογραφία. Είναι ένας αποδεκτός χαιρετισμός αλλά προτείνει μια εγκάρδια επιχειρηματική σχέση και όχι μια τυπική σχέση. Αυτό εμφανίζεται ως προσπάθεια να είναι φιλικό και διαφορετικό, αλλά εξακολουθεί να θεωρείται επίσημο. Συχνά παρατηρείται σε ψυχρά emails ή σε αλληλογραφία όπου ο αποστολέας δεν έχει ισχυρή σχέση με τον παραλήπτη.
Χαιρετισμούς προς αποφυγή
Σκεφτείτε το άτομο που διαβάζει το email πριν γράψετε τον χαιρετισμό. Όταν δεν είστε βέβαιοι για το πώς να ξεκινήσετε ένα email επιχείρησης, λάθος από την πλευρά των παραδοσιακών χαιρετισμών. Ξεκινώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με το "Hey", εμφανίζεται συχνά μεταξύ νεότερων υπαλλήλων, οι οποίοι ακολουθούν μια απλή προσέγγιση σε όλα.
Ωστόσο, αυτό είναι πολύ απλό για τις περισσότερες επιχειρηματικές καταστάσεις λόγω του δυνητικού σεβασμού που αισθάνονται ορισμένοι παραλήπτες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ένα νεότερο μέλος του προσωπικού στέλνει ένα email σε έναν παλαιότερο υποψήφιο ή έναν επιχειρησιακό συνάδελφο.
Ένας άλλος χαιρετισμός που πρέπει να αποφύγετε είναι, "Σε ποιον μπορεί να αφορά", εκτός εάν δεν έχετε απολύτως καμία ιδέα για την ταυτότητα του παραλήπτη. Αυτός ο χαιρετισμός προτείνει ένα τυφλό email που δεν έχει καμία σχέση με τον παραλήπτη. Οι περισσότεροι παραλήπτες το βλέπουν αμέσως ως τυφλό email και ενδέχεται να το απορρίψουν πριν το διαβάσουν. Για παράδειγμα, το "Γεια" είναι πιο φιλικό από το "Αγαπητό" και είναι πιο συνηθισμένο όταν ο αποστολέας έχει καθιερωμένη θετική σχέση με τον παραλήπτη.
Υπόδειξη
Είναι καλύτερα να κρατάτε τα πράγματα σύντομα εάν δεν έχετε πολλές πληροφορίες. "Γεια", είναι καλύτερο από το "Αγαπητέ φίλε", ακόμα κι αν δεν έχετε όνομα μετά το "Γεια".