Τα λογισμικά λογισμικά προγράμματα λογισμικού έχουν σημειώσει πολλές προόδους με την πάροδο των ετών. Αυτά τα προγράμματα διευκολύνουν τη ζωή των ιδιοκτητών επιχειρήσεων όσον αφορά την παρακολούθηση των εξόδων, την προετοιμασία των φόρων και την παρακολούθηση της αύξησης των εσόδων. Τα λογιστικά προγράμματα λογισμικού έχουν γίνει κοινά, υπάρχουν και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του να βασίζεστε σε έναν υπολογιστή για όλη τη λογιστική.
Πλεονέκτημα: Απλότητα
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν είναι λογιστές ή λογιστές από εμπόριο και θεωρούν ότι είναι δύσκολο να κάνουμε τις περισσότερες λογιστικές εργασίες. Αυτό είναι όπου τα λογιστικά προγράμματα λογισμικού δίνουν πλεονεκτήματα σε έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης. Μια μεγάλη ποικιλία λογιστικών προγραμμάτων λογισμικού είναι φιλική προς τον καταναλωτή. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να κάνουν αγορές για να βρουν ένα πρόγραμμα που είναι εύκολο στην εγκατάσταση, τη μάθηση και τη χρήση. Πολλά προγράμματα παρέχουν προτροπές για τον τύπο δεδομένων που πρέπει να εισαχθούν σε κάθε ενότητα. Μόλις δημιουργηθεί το σύστημα με τραπεζικούς λογαριασμούς, χρέη και προμηθευτές, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πρέπει να ενημερώνει μόνο τις πληροφορίες που εισέρχονται.
Πλεονέκτημα: Αξιοπιστία
Τα περισσότερα από τα μεγάλα προγράμματα λογισμικού κάνουν τη χρήση του προγράμματος απλή. Τα μαθηματικά είναι ακριβή και αξιόπιστα, έτσι ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης μπορεί να προσδιορίσει με ακρίβεια τα διαθέσιμα κεφάλαια ανά πάσα στιγμή.
Πλεονέκτημα: Αποτελεσματικότητα κόστους
Η πρόσληψη εσωτερικού λογιστή ή η εξωτερική ανάθεση της εργασίας σε λογιστή ή λογιστική εταιρεία μπορεί να είναι δαπανηρή. Το πρόγραμμα λογισμικού έχει εκ των προτέρων κόστος και ενδέχεται να απαιτήσει τη σύναψη λογισμικού για τη δημιουργία λογαριασμών και την καθοδήγηση του ιδιοκτήτη της επιχείρησης για τη χρήση του προγράμματος, αλλά γρήγορα γίνεται οικονομικό. Ο ιδιοκτήτης δεν χρειάζεται να πληρώσει για τίποτα πέρα από την αγορά και τη ρύθμιση του λογισμικού. Τα περισσότερα προγράμματα λειτουργούν με λειτουργικά συστήματα για χρόνια και μόνο περιστασιακά απαιτούν μια φθηνή αναβάθμιση.
Πλεονέκτημα: Δυνατότητα συνεργασίας
Πολλά προγράμματα λογισμικού επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ορίσουν δικαιώματα που παρέχουν πρόσβαση σε εξωτερικούς λογιστές ή λογιστές στα δεδομένα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να συγχρονίσουν πληροφορίες με τραπεζικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς και να εισαγάγουν δεδομένα με ένα κλικ του ποντικιού. Αυτό επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να συνδυάζουν γρήγορα λογαριασμούς και να εισάγουν τις σωστές πληροφορίες που πρέπει να ελεγχθούν από βασικούς συμβούλους.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να εξετάσουν τις καλύτερες επιλογές για την επιχείρηση. Εξετάστε τα αντίγραφα ασφαλείας είτε στο cloud είτε σε ξεχωριστούς σκληρούς δίσκους για να διατηρήσετε ακριβείς εγγραφές σε περίπτωση που προκύψουν προβλήματα.
Μειονέκτημα: Πιθανή Απάτη
Η εξάρτηση από υπολογιστές μερικές φορές οδηγεί σε μεγαλύτερα προβλήματα. Με περισσότερα δεδομένα λογισμικού να βρίσκονται στο cloud, υπάρχουν περισσότερες ευκαιρίες για τους χάκερ να πάρουν τα οικονομικά δεδομένα της επιχείρησής σας και να τα χρησιμοποιήσουν. Αυτό θέτει τα περιουσιακά στοιχεία σε κίνδυνο και δημιουργεί πιθανή ευθύνη εάν οι χάκερ χρησιμοποιούν την φορολογική ταυτότητα του εργοδότη για να ανοίξουν πιστωτικές κάρτες και επιχειρηματικά δάνεια. Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος πρόσβασης κάποιου ατόμου στην επιχείρηση στις πληροφορίες, ενδεχομένως να μαζέψει χρήματα από ημερήσιες καταθέσεις και να αλλάξει τα δεδομένα του προγράμματος. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να προστατεύουν επιμελώς τις οικονομικές πληροφορίες.
Μειονέκτημα: Τεχνικά θέματα
Όταν ασχολούνται με υπολογιστές, ενδέχεται να προκύψουν ζητήματα. Ενδέχεται να συμπληρώνετε δεδομένα στο τέλος του έτους για τον λογιστή σας και να αντιμετωπίσετε διακοπή ρεύματος. Οι υπολογιστές ενδέχεται να αποκτήσουν ιό και να αποτύχουν. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα των χρηστών να εκτελούν εσφαλμένα εργασίες λογισμικού με τις οποίες δεν είναι εξοικειωμένοι. Εάν ένας χρήστης προσπαθήσει να κάνει ένα πράγμα, αλλά κατά λάθος κάνει κάτι άλλο, μπορεί να χρειαστεί λίγη δουλειά για να αναιρεθεί το σφάλμα.
Μειονέκτημα: Λανθασμένες πληροφορίες
Τα αρχεία τήρησης βιβλίων είναι τόσο καλά όσο τα δεδομένα που τοποθετούνται στο σύστημα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δεν αφιερώνουν χρόνο για να καθορίσουν σωστά τις κατηγορίες λογαριασμών μπορούν να εισαγάγουν δεδομένα και να δημιουργήσουν αναφορές που δεν είναι ακριβείς.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να κάνουν πολλά για να μετριάσουν τα μειονεκτήματα και τα πιθανά προβλήματα που σχετίζονται με την ηλεκτρονική λογιστική με σωστό σχεδιασμό και ολοκλήρωση λογισμικού. Το να αφιερώσετε χρόνο για να το διαπιστώσετε σωστά είναι ευκολότερο και φθηνότερο από το να προσπαθήσετε να υποχωρήσετε γιατί όταν προκύπτει ένα πρόβλημα.