Ο Ιανουάριος είναι πάντα ένας πολυάσχολος μήνας για τα λογιστικά τμήματα και τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων καθώς προετοιμάζουν φορολογικά έγγραφα για τους υπαλλήλους και την επιχείρησή τους. Η Δήλωση Μισθών και Φορολογικών υπαλλήλων, γνωστή ως W-2, είναι το επίσημο έγγραφο που χρησιμοποιείται για την αναφορά φορολογητέων κερδών καθώς και το ποσό της παρακράτησης φόρου για την Κοινωνική Ασφάλιση, το Medicare και τις πολιτειακές και τοπικές κυβερνήσεις. Αυτό το σημαντικό έγγραφο δεν χρησιμοποιείται μόνο από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) για φορολογικούς σκοπούς, αλλά κατά τη διάρκεια της ζωής του υπαλλήλου, το ιστορικό αποδοχών του χρησιμοποιείται από την Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) για τον προσδιορισμό της επιλεξιμότητας και των παροχών κατά τη συνταξιοδότηση.
Κατανόηση του W-2
Πριν ξοδέψετε χρόνο για τη συμπλήρωση οποιασδήποτε φόρμας, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη σωστή. Οι εργοδότες πρέπει να συμπληρώσουν τα έντυπα W-2 για κάθε εργαζόμενο στον οποίο πραγματοποίησαν οποιαδήποτε πληρωμή, συμπεριλαμβανομένων των πληρωμών χωρίς μετρητά, σε αντάλλαγμα για υπηρεσίες κατά τη διάρκεια του έτους.
Ακόμα κι αν δεν είστε επίσημη επιχείρηση, αλλά πληρώνετε κάποιον ως υπάλληλος νοικοκυριού, πρέπει να υποβάλετε ένα W-2 για αυτόν. Ωστόσο, εάν πληρώσατε έναν εργολάβο (μη εργαζόμενος) για εργασία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική φόρμα, το 1099-MISC.
Πράγματα που θα χρειαστείτε
Φόρμα W-2 και W-3
Ετήσια στοιχεία μισθοδοσίας
Αριθμοί ετήσιας έκπτωσης
Λογισμικό λογιστικής μισθοδοσίας
Εκτυπωτής
Επιλέξτε τη μορφή αρχειοθέτησης
Έχετε δύο επιλογές όσον αφορά την κατάθεση των εγγράφων σας W-2. Μπορείτε να συμπληρώσετε έντυπα ή αρχεία ηλεκτρονικά στον ιστότοπο Business Services Online της SSA.
Έντυπα χαρτιού
Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τα έντυπα χαρτιού, πρέπει να τα παραγγείλετε από το IRS. Εύκολη ηλεκτρονική παραγγελία είναι διαθέσιμη στον ιστότοπό της στο www. irs.gov/orderforms. Φροντίστε να παραγγείλετε τη φόρμα για το σωστό έτος. τον Ιανουάριο θα συμπληρώσετε φόρμες για το έτος που μόλις συμπληρώθηκε, όχι για το τρέχον έτος. Εκτυπώνετε πάντα ευανάγνωστα με μαύρο μελάνι. Μπορείτε να υποβάλετε έως και 249 φόρμες υπαλλήλων χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.
Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
Ένας πιο γρήγορος τρόπος για να υποβάλετε τις φόρμες σας είναι χρησιμοποιώντας τον δωρεάν ιστότοπο Business Services Online (BSO) που διαχειρίζεται η SSA. Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό και έναν κωδικό πρόσβασης, που πρέπει να αλλάζετε τακτικά.
Μπορείτε να εισάγετε μη αυτόματα έως 50 υπαλλήλους ανά υποβολή μέσω αυτού του συστήματος. Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε ένα μορφοποιημένο αρχείο μισθών για μεγάλο αριθμό υπαλλήλων. Μπορείτε να λάβετε οδηγίες για μορφοποίηση από τον ιστότοπο BSO.
Συγκεντρώστε πληροφορίες για τους μισθούς των υπαλλήλων
Εκτελέστε συνοπτικές αναφορές μισθοδοσίας για κάθε υπάλληλο. Οι αναφορές πρέπει να αναφέρουν λεπτομερώς πόσα χρήματα καταβλήθηκαν για ολόκληρο το έτος, καθώς και το ποσό των φόρων που παρακρατήθηκαν για τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος, τους κρατικούς και τοπικούς φόρους, τους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare.
Εισαγάγετε δεδομένα σε κάθε φόρμα
Ακολουθήστε τις οδηγίες που παρέχονται από το IRS για τη συμπλήρωση κάθε φόρμας W-2. Θα εισαγάγετε τις ακόλουθες πληροφορίες:
-
- Όνομα, διεύθυνση και αριθμός κοινωνικής ασφάλισης για κάθε εργαζόμενο
- Το όνομα της επιχείρησής σας, η διεύθυνση, ο αριθμός EIN (αριθμός αναγνώρισης εργοδότη) και ο αριθμός ταυτότητας της πολιτείας σας
- Σύνολο για μισθούς, συμβουλές και άλλες αποζημιώσεις
- Σύνολο για φόρους σε κάθε κατηγορία
- Επιλεγμένες αναβολές ή καθορισμένες συνεισφορές Roth IRA, εάν υπάρχουν
- Φορολογητέο κόστος του εργοδότη που καταβάλλεται ασφάλιση υγείας ή ζωής, εάν ισχύει
Κατά την εισαγωγή δεδομένων σε ηλεκτρονικές φόρμες, αποθηκεύστε τα δεδομένα μετά από κάθε καταχώριση. Μπορείτε να εξέλθετε από τον ιστότοπο εάν χρειαστεί και να επιστρέψετε για να ολοκληρώσετε την εργασία σας αργότερα.
Ελέγξτε τα ολοκληρωμένα W-2 σας
Αφού εισαγάγετε όλα τα W-2s του υπαλλήλου σας, ελέγξτε την ακρίβεια. Η SSA συνιστά την εκτύπωση ανεπίσημων αντιγράφων και την παράδοσή τους στους υπαλλήλους σας για έλεγχο. Ελέγξτε ειδικά για ορθογραφικά ονόματα, σωστές διευθύνσεις και σωστούς αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης. Εάν υποβάλετε τις φόρμες και εντοπίσετε σφάλματα αργότερα, θα πρέπει να υποβάλετε ξανά μια διορθωμένη φόρμα.
Εκτυπώστε και διανείμετε τις φόρμες σας
Όταν όλα επιβεβαιωθούν ως σωστά, εκτυπώστε τα W-2 σας και διανείμετέ τα στους υπαλλήλους σας. Μην ξεχάσετε να τα στείλετε το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου για να τηρήσετε την προθεσμία IRS.
Υποβολή Φόρμας στο SSA
Το τελευταίο βήμα είναι να αρχειοθετήσετε όλες τις φόρμες στο SSA. Αν και το IRS και οι πολιτειακές και τοπικές κυβερνήσεις χρησιμοποιούν το W2 για να επαληθεύσουν τα κέρδη, είναι η Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης που επιβλέπει την κατάθεση αυτών των εγγράφων. Και με τις έντυπες και ηλεκτρονικές μεθόδους, θα λάβετε επίσης ένα W-3, το οποίο είναι η φόρμα διαβίβασης των δηλώσεων μισθού και φόρου. πρέπει να υποβληθεί μαζί με κάθε παρτίδα W-2s.
Σκεφτείτε το W-3 ως την κάρτα "σύνολα". Θα αναφέρετε όλα τα στοιχεία του εργοδότη σας και τα συνολικά ποσά που καταβλήθηκαν ή παρακρατήθηκαν σε κάθε κατηγορία που αναφέρεται για ολόκληρη την εταιρεία σας. Θα παράσχετε επίσης τον συνολικό αριθμό μεμονωμένων W-2 που υποβλήθηκαν από την εταιρεία σας. Το W-3 λειτουργεί ως έλεγχος για τον εντοπισμό τυχόν σφαλμάτων κατά την υποβολή σας.
Υπόδειξη
Μην εκτυπώνετε αντίγραφο της κόκκινης έκδοσης της φόρμας W-2 που βρίσκεται στον ιστότοπο IRS και μην το στέλνετε στο SSA. Η φόρμα δεν μπορεί να σαρωθεί και δεν θα γίνει αποδεκτή. μπορεί ακόμη και να τιμωρηθείτε. Αντ 'αυτού, παραγγείλετε έντυπα χαρτιού απευθείας από το IRS και στείλτε τα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υποβάλετε ηλεκτρονικά αρχεία στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης μέσω του διαδικτυακού ιστότοπου υπηρεσιών της.