Κανείς δεν μπορεί να προβλέψει το μέλλον ή πώς τα εξωτερικά γεγονότα και οι συνθήκες της αγοράς θα επηρεάσουν την ικανότητά του να συνεχίσει να λειτουργεί. Όμως οι επιχειρήσεις μπορούν να προετοιμαστούν για εκδηλώσεις που δεν μπορούν να ελέγξουν. Χρησιμοποιώντας μια διαδικασία «τι εάν», οι οργανισμοί αναπτύσσουν σχέδια έκτακτης ανάγκης, που μερικές φορές ονομάζονται σχέδια συνέχειας της επιχείρησης, για να εντοπίσουν άγνωστα σενάρια που μπορεί να επηρεάσουν τη λειτουργία τους, όπως σεισμούς, πυρκαγιές, βία και άλλες καταστάσεις και πώς θα ανταποκριθούν σε κάθε σενάριο.
Τι είναι ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης;
Ένα απρόβλεπτο είναι οτιδήποτε συμβαίνει εκτός του εύρους των κανονικών λειτουργιών που ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά την ικανότητα λειτουργίας ενός οργανισμού. Με απλά λόγια, ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης αφορά την προετοιμασία και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του τακτικού προγραμματισμού επιχειρήσεων. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι ένα σχέδιο για τον τρόπο αντιμετώπισης ασυνήθιστων γεγονότων. Ανεξάρτητα από το μέγεθος, όλοι οι οργανισμοί χρειάζονται σχέδια έκτακτης ανάγκης.
Γιατί μια επιχείρηση χρειάζεται στόχους έκτακτης ανάγκης;
Ο σκοπός ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης είναι να επιτρέψει σε έναν οργανισμό να επιστρέψει στις καθημερινές του δραστηριότητες το συντομότερο δυνατό μετά από ένα απρόβλεπτο συμβάν. Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης προστατεύει πόρους, ελαχιστοποιεί την ταλαιπωρία των πελατών και προσδιορίζει το βασικό προσωπικό, αναθέτοντας συγκεκριμένες ευθύνες στο πλαίσιο της ανάκτησης. Για παράδειγμα, το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να αναπτύξει σχέδια εκκένωσης εργαζομένων. υποστήριξη προγραμμάτων παροχών σε εργαζόμενους, όπως η υγειονομική περίθαλψη ή η αποζημίωση των εργαζομένων ή πρόσληψη προσωρινών εργαζομένων, όπως απαιτείται.
Τα σχέδια έκτακτης ανάγκης είναι τόσο σε επίπεδο οργανισμού όσο και σε συγκεκριμένα τμήματα. Για παράδειγμα, τα τμήματα υπηρεσιών πληροφοριών έχουν συνήθως ένα σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών για την προστασία, την επαναφορά και τη χρήση δεδομένων της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του υλικού του υπολογιστή, του λογισμικού και των οδηγιών χρήσης.
Ποιος είναι υπεύθυνος για απρόβλεπτα κινδύνων;
Η ανώτερη ηγεσία έχει συνολική ευθύνη για τον προγραμματισμό έκτακτης ανάγκης, συμπεριλαμβανομένης της χρηματοδότησης του έργου για την ανάπτυξη, τη δοκιμή και τη συντήρηση του σχεδίου. Πολλοί οργανισμοί διορίζουν έναν συντονιστή ή διευθυντή προγράμματος έκτακτης ανάγκης που έχει γενική ευθύνη για την ανάπτυξη και τη συντήρηση του σχεδίου. Σε μια μικρή επιχείρηση, ο συντονιστής μπορεί να είναι ιδιοκτήτης ή διευθυντής. Επικοινωνεί με τους υπαλλήλους και τους εκπαιδεύει σχετικά με το σχέδιο και τις ευθύνες τους. Δοκιμάζει τακτικά το σχέδιο χρησιμοποιώντας ψευδείς καταστάσεις για να εντοπίσει προβλήματα και τομείς βελτίωσης και ενημερώνει το σχέδιο για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στον οργανισμό και την τεχνολογία.
Τα ζητήματα των ενδιαφερομένων μερών και οι κανονιστικές απαιτήσεις ενσωματώνονται επίσης στη διαδικασία σχεδιασμού. Για παράδειγμα, εάν ένας τυφώνας μετακινείται στην περιοχή, οι διαχειριστές λογαριασμών πελατών θα έχουν ένα σενάριο ή λίστα ελέγχου για χρήση στην επικοινωνία με κάθε πελάτη.
Συμβουλές για την ανάπτυξη σχεδίου έκτακτης ανάγκης
Η ανάπτυξη ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης ξεκινάει με τον προσδιορισμό των λειτουργικών τομέων που είναι απαραίτητοι για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και στη συνέχεια ακολουθώντας βασικά βήματα για κάθε περιοχή ως εξής:
- Προσδιορίστε πώς κάθε κατάσταση, όπως πυρκαγιά ή πλημμύρα, θα επηρεάσει αυτές τις βασικές περιοχές. ποιες ενέργειες θα γίνουν; και τους πόρους που χρειάζονται για κάθε έναν.
- Ορίστε στόχους για την επιστροφή σε βασικές λειτουργίες και επιστροφή σε κανονικές λειτουργίες.
- Προσδιορίστε κάθε απαιτούμενη διαδικασία και τεκμηριώστε κάθε βήμα της διαδικασίας, τι πρέπει να γίνει, μαζί με τους υπαλλήλους και άλλους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας.
- Αναπτύξτε σχέδια για κάθε λειτουργικό τομέα και τον οργανισμό στο σύνολό του και στη συνέχεια δοκιμάστε και βελτιώστε τα σχέδια σε τακτική βάση.
- Τέλος, εφαρμόστε ένα σχέδιο επικοινωνίας και εκπαίδευσης για να ενημερώνετε τους υπαλλήλους για τις αλλαγές και να τους υπενθυμίζετε τους ρόλους και τις ευθύνες τους.