Κάθε επιχείρηση διατηρεί αρχεία των εργασιών και των συναλλαγών της και οι λογιστές λαμβάνουν αυτές τις πληροφορίες για να παράγουν τέσσερις βασικές οικονομικές καταστάσεις: κατάσταση αποτελεσμάτων, ισολογισμός, κατάσταση ταμειακών ροών και κατάσταση μεταβολών στα ίδια κεφάλαια. Το βάθος της ανάλυσης του ελεγκτή και η ποιότητα αυτών των αναφορών εξαρτάται από τις ανάγκες των χρηστών.
Ως παραδείγματα, οι δανειστές και οι πιστωτές θέλουν οικονομικές καταστάσεις στις οποίες μπορούν να βασίζονται για τη λήψη έξυπνων πιστωτικών αποφάσεων. Οι εισηγμένες εταιρείες υποχρεούνται να συντάξουν πλήρως ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις. Από την άλλη πλευρά, οι διαχειριστές μπορεί να είναι ικανοποιημένοι με λιγότερο αυστηρές προετοιμασίες των αναφορών, καθώς είναι ήδη εξοικειωμένοι με τις λογιστικές τους διαδικασίες και είναι ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα.
Τύποι εκθέσεων λογιστών
Οι λογιστές πραγματοποιούν τρεις τύπους εξετάσεων των οικονομικών αρχείων ενός πελάτη: συλλογές, κριτικές και πλήρεις έλεγχοι.
Συλλογές : Για μια συλλογή, ο λογιστής παίρνει απλώς τις πληροφορίες από τα αρχεία του πελάτη και τις παρουσιάζει στην κατάλληλη μορφή για τις οικονομικές καταστάσεις. Ο λογιστής δεν επιχειρεί να επαληθεύσει την ορθότητα και την ακρίβεια των δεδομένων και δεν κάνει καμία διαβεβαίωση σχετικά με τις πληροφορίες στις οικονομικές καταστάσεις. Η αποτελεσματικότητα των εσωτερικών ελέγχων δεν ελέγχεται σε μια συλλογή.
Ο ελεγκτής επισυνάπτει επιστολή με την έκθεση σύνταξης στην οποία αναφέρεται ότι οι οικονομικές καταστάσεις είναι η εκπροσώπηση της διοίκησης και δεν έχουν ελεγχθεί ή ελεγχθεί και ότι ο λογιστής δεν προσφέρει καμία διαβεβαίωση ή γνώμη.
Μια συλλογή είναι η λιγότερο δαπανηρή από τους τρεις τύπους αναφορών λογιστών.
Κριτικές : Μια κριτική παράγει οικονομικές καταστάσεις που είναι λίγο πιο καθησυχαστικές από μια συλλογή. Σύμφωνα με μια ανασκόπηση, ο ελεγκτής χρησιμοποιεί περιορισμένες αναλυτικές διαδικασίες και κάνει μερικές έρευνες στη διοίκηση για να διαπιστώσει ότι οι οικονομικές καταστάσεις είναι εύλογες και δεν απαιτούνται σημαντικές τροποποιήσεις. Ο ελεγκτής επιβεβαιώνει ότι οι λογιστικές πρακτικές της εταιρείας συμμορφώνονται με το GAAP αλλά δεν ελέγχουν τους εσωτερικούς ελέγχους.
Έλεγχοι: Ο έλεγχος είναι μια διεξοδική και περιεκτική εξέταση των οικονομικών αρχείων και των εσωτερικών ελέγχων μιας εταιρείας από έναν ανεξάρτητο ελεγκτή ο οποίος θα βεβαιώνει την ορθότητα και την ακρίβεια του περιεχομένου των οικονομικών καταστάσεων. Ο πλήρης έλεγχος είναι η υψηλότερη και πιο αξιόπιστη ανάλυση που μπορεί να παράγει ένας λογιστής.
Στο τέλος του ελέγχου, ο ανεξάρτητος λογιστής θα επισυνάψει τυχόν σχετικές σημειώσεις και θα εκφράσει γνώμη για την πληρότητα του ελέγχου και την ακρίβεια των αποτελεσμάτων.
Ορίστε τις ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις
Ο σκοπός ενός ελέγχου είναι να παράγει οικονομικές καταστάσεις αξιόπιστες και οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να βασίζονται ως δίκαιη αναπαράσταση της απόδοσης και της κατάστασης της εταιρείας. Οι έλεγχοι έχουν τρία στάδια.
Σχεδιασμός και αξιολόγηση κινδύνου: Ο ελεγκτής πρέπει να έχει κατανόηση της επιχείρησης και του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος στο οποίο λειτουργεί. Ο ελεγκτής χρησιμοποιεί αυτήν τη γνώση του κλάδου για να προσδιορίσει εάν υπάρχουν κίνδυνοι που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την εγκυρότητα των οικονομικών καταστάσεων.
Δοκιμή εσωτερικών ελέγχων: Ο ελεγκτής αναλύει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου της εταιρείας. Το επίκεντρο είναι τα όρια των αδειών εργαζομένων, η προστασία και η διατήρηση των περιουσιακών στοιχείων και ο διαχωρισμός των καθηκόντων. Οι διαδικασίες ελέγχου δοκιμάζονται για να προσδιοριστεί η αντοχή τους.
Εάν οι ελεγκτές διαπιστώσουν ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι μιας εταιρείας είναι πολύ αποτελεσματικοί, ενδέχεται να αποφασίσουν να κλιμακώσουν τις πιο έντονες διαδικασίες ελέγχου. Από την άλλη πλευρά, εάν εντοπιστούν αναποτελεσματικές διαδικασίες ελέγχου, οι ελεγκτές θα διενεργήσουν άλλες οικονομικές εξετάσεις για να αξιολογήσουν την ακρίβεια των οικονομικών καταστάσεων.
Ουσιαστικές διαδικασίες: Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν ένα ευρύ φάσμα διερευνητικών διαδικασιών για να επαληθεύσουν την εγκυρότητα και την ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων της εταιρείας. Οι πλήρως ελεγμένες δηλώσεις υπόκεινται στον πιο έντονο έλεγχο για την επαλήθευση της ακρίβειας και της ορθότητας. Οι ακόλουθες διαδικασίες βρίσκονται συνήθως σε μια πλήρως ελεγμένη κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ισολογισμό, κατάσταση ταμειακών ροών και κατάσταση μεταβολών στα ίδια κεφάλαια:
- Μετρητά : Στείλτε επιβεβαιώσεις σε τράπεζες για επιβεβαίωση υπολοίπων. Ελέγξτε τις προηγούμενες συμφωνίες τραπεζών. Ελέγξτε τις εξουσιοδοτημένες υπογραφές σε τραπεζικούς λογαριασμούς. Μετρήστε τυχόν μετρητά στο χέρι.
- Εισπρακτέοι λογαριασμοί : Στείλτε επιστολές σε πελάτες για να επιβεβαιώσετε τα υπόλοιπα. Ανάλυση διαδικασιών είσπραξης για παρακολούθηση ροής μετρητών και επιταγών. Δοκιμάστε ετήσια στοιχεία πωλήσεων και διαδικασίες διακοπής.
- Απόθεμα: Λήψη και παρακολούθηση ενός φυσικού αριθμού αποθέματος. Ελέγξτε τιμολόγια προμηθευτή επί πληρωμή. Επανεξέταση του κόστους παραγωγής και υπολογισμός των διατιθέμενων γενικών εξόδων. Παρακολούθηση αποστολών κόστους αποστολών σε γενικό καθολικό.
- Εμπορεύσιμοι τίτλοι : Επαληθεύστε την ύπαρξη κινητών αξιών και επιβεβαιώστε την τελευταία αγοραία αξία. Ελέγξτε τις συναλλαγές.
- Πάγια περιουσιακά στοιχεία : Επιθεωρήστε φυσικά στοιχεία ενεργητικού. Ελέγξτε τις άδειες αγοράς και τα τιμολόγια προμηθευτών. Επανεξέταση συμβάσεων μίσθωσης.
- Πληρωτέοι λογαριασμοί: Επικυρώστε τα υπόλοιπα που οφείλονται στους προμηθευτές. Ελέγξτε τις διαδικασίες διακοπής στο τέλος του έτους.
- Δεδουλευμένα έξοδα: Αναλύστε τις αποστολές και τις πληρωμές. Ελέγξτε τις δεδουλευμένες μεθόδους. Συγκρίνετε τα υπόλοιπα από έτος σε έτος για συνέπεια.
- Χρέος : Στείλτε επιβεβαίωση των υπολοίπων χρέους στους δανειστές. Ελέγξτε τους όρους πληρωμής των συμβάσεων μίσθωσης.
- Έσοδα: Ελέγξτε τιμολόγια πωλήσεων και παρακολουθήστε δημοσιεύσεις στο γενικό καθολικό. Επικυρώστε την αυθεντικότητα των πωλήσεων με τους πελάτες. Ελέγξτε τις ταμειακές ροές των συλλογών. Αναλύστε το ιστορικό των επιστρεφόμενων πωλήσεων, εκπτώσεων και δικαιωμάτων.
- Έξοδα : Εξετάστε τα έγγραφα αγοράς για έξοδα και επαληθεύστε ότι οι πληρωμές πήγαν στα σωστά μέρη. Αναζητήστε ασυνήθιστα αντικείμενα.
Τύποι απόψεων λογιστών
Για ελεγμένες καταστάσεις, ο λογιστής απαιτείται να εκφράσει γνώμη που να περιγράφει την έκταση και τη φύση του ελέγχου.
Μη ειδική γνώμη: Μια ανεπιφύλακτη γνώμη από ανεξάρτητο ελεγκτή δηλώνει ότι οι οικονομικές καταστάσεις είναι μια δίκαιη αναπαράσταση της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας και συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές Η δήλωση δεν λαμβάνει καμία κρίση σχετικά με την οικονομική θέση της εταιρείας ούτε προσφέρει καμία ερμηνεία των οικονομικών δεδομένων.
Η ανεπιφύλακτη γνώμη είναι το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα ενός ελέγχου και είναι το πιο συχνό αποτέλεσμα.
Ειδική γνώμη: Σε ειδική γνώμη, ο ελεγκτής διαπίστωσε ότι υπάρχουν σημαντικά ζητήματα σχετικά με τις σωστές λογιστικές πολιτικές, αλλά δεν αντιπροσωπεύουν απαραιτήτως την οικονομική κατάσταση του οργανισμού. Οι ελεγκτές μπορούν να εκδίδουν αναφορές που είναι κατάλληλες με δηλώσεις όπως "εκτός από τις ακόλουθες προσαρμογές." Αυτή η κατάσταση παρουσιάζεται όταν οι ελεγκτές δεν διαθέτουν επαρκείς πληροφορίες για να επαληθεύσουν ορισμένες πτυχές των συναλλαγών της εταιρείας.
Οι ελεγκτές μπορούν να εκδώσουν ειδική γνώμη εάν διαπιστώσουν ότι οι λογιστικές διαδικασίες της εταιρείας έχουν αποκλίνει από το GAAP ή οι γνωστοποιήσεις είναι ανεπαρκείς και ελλιπείς. Ωστόσο, οι αποκλίσεις δεν είναι αρκετά σοβαρές ώστε ο ελεγκτής να εκδώσει αρνητική γνώμη.
Ανεπιθύμητη γνώμη: Εάν ο ελεγκτής καταλήξει στο συμπέρασμα ότι τα λογιστικά αρχεία μιας εταιρείας έχουν απομακρυνθεί σημαντικά από το GAAP, θα εκδοθεί αρνητική γνώμη. Μια ανεπιθύμητη γνώμη θα έχει μια επιστολή που να περιγράφει τους τομείς που πιστεύει ο ελεγκτής ότι είναι λανθασμένοι και τα ουσιαστικά αποτελέσματα αυτών των παραπλανητικών αρχείων. Εάν ο ελεγκτής δεν μπορεί να προσδιορίσει τις δυσμενείς επιπτώσεις, η επιστολή θα καταστήσει σαφή τη θέση αυτή.
Αποποίηση γνώμης: Ένας λογιστής θα εκδώσει αποποίηση που θα δηλώνει ότι δεν εκδίδεται γνώμη όταν ο ελεγκτής δεν έχει επιτραπεί να ολοκληρώσει τις απαιτούμενες διαδικασίες ελέγχου. Μπορεί επίσης να εκδοθεί αποποίηση ευθυνών, εάν ο πελάτης περιορίσει το πεδίο του ελέγχου έτσι ώστε ο ελεγκτής να μην μπορεί να πραγματοποιήσει επαρκή εξέταση των οικονομικών αρχείων της εταιρείας.
Ο πλήρης έλεγχος κοστίζει περισσότερο από τους άλλους τύπους εξετάσεων των οικονομικών καταστάσεων. Το λιγότερο ακριβό είναι η συλλογή και η κριτική είναι ενδιάμεση. Οι κυβερνητικοί κανονισμοί απαιτούν από όλες τις εισηγμένες εταιρείες να καταρτίζουν πλήρως ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις.
Ενώ ο έλεγχος από ανεξάρτητο πιστοποιημένο δημόσιο λογιστή μπορεί να φαίνεται κουραστικός και ακριβός, μπορεί πραγματικά να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων εντοπίζοντας προβλήματα στην επιχείρηση. Πολύ συχνά, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να μην γνωρίζει καν αυτά τα προβλήματα, έως ότου εντοπιστούν κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Υπό αυτήν την έννοια, οι έλεγχοι μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες να βελτιώσουν τις επιχειρήσεις τους. Υπό αυτήν την έννοια, μια επιστολή οικονομικής κατάστασης προς τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ένα σημαντικό όφελος ενός ελέγχου.