Σε ένα υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel, ενδέχεται να έχετε τύπους που βρίσκονται σε ένα κελί που απαιτούν τις πληροφορίες σε ένα άλλο κελί για τον υπολογισμό. Αυτές οι σχέσεις ονομάζονται αναφορές. Όταν ένα κελί αναφέρεται στον εαυτό του ή σε ένα άλλο κελί που αναφέρεται στο αρχικό κελί, οι τύποι δεν μπορούν να ολοκληρωθούν επειδή απαιτούν ένα αποτέλεσμα που εξαρτάται από το αρχικό κελί. Αυτό το συμβάν ονομάζεται κυκλική αναφορά και όταν έχετε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο με χιλιάδες τύπους, μία κυκλική αναφορά μπορεί να προκαλέσει τον υπολογισμό ολόκληρου του φύλλου.
Κατανόηση των αναφορών του Excel
Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel, είναι συνηθισμένο να υπάρχει ένας τύπος σε ένα κελί που να αναφέρεται σε άλλο κελί για να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα αυτού του κελιού σε έναν υπολογισμό. Γενικά, ένα κελί αναφέρεται με χρήση γραμμικού γράμματος και αριθμού στήλης, όπως Α5 ή Β10.
Όταν τα δεδομένα στο κελί στο οποίο αναφέρεται γίνεται ενημέρωση, οι τύποι που αναφέρονται θα ενημερώνονται επίσης. Δεν είναι ασυνήθιστο σε ένα σύνθετο υπολογιστικό φύλλο να υπάρχουν πολλά επίπεδα αναφορών, με τα αποτελέσματα των υπολογισμών ενός τύπου να τροφοδοτούνται σε άλλο.
Εξάλειψη κυκλικής αναφοράς στο Excel
Εάν ένας τύπος αναφέρεται στο δικό του κελί απευθείας, ή μέσω μιας αλυσίδας αναφορών σε άλλα κελιά τελικά αναφέρεται πίσω στο δικό του κελί, θα λάβετε μια κυκλική προειδοποίηση αναφοράς από το Excel. Αυτό συμβαίνει επειδή ο τύπος δεν μπορεί να υπολογιστεί με τον συνηθισμένο τρόπο, καθώς καθώς ενημερώνεται μπορεί να επηρεάσει τη δική του αξία.
Συχνά αυτό είναι ένα σημάδι τυπογραφικού λάθους ή λογικού σφάλματος και θα θελήσετε να βρείτε τι δημιουργεί την κυκλική αναφορά και να την εξαλείψει.
Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο
Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel που περιέχει την κυκλική σας αναφορά.
Χρησιμοποιήστε το μενού τύπων
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Τύποι" στο μενού κορδέλας στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel. Κάντε κλικ στο μικρό βέλος δίπλα στο κουμπί "Έλεγχος σφαλμάτων" σε αυτήν την περιοχή. Μετακινήστε το ποντίκι σας πάνω από τις "Κυκλικές αναφορές" και θα εμφανιστεί η τελευταία κυκλική αναφορά. Κάντε κλικ σε αυτήν την αναφορά για να μεταβείτε σε αυτό το κελί στο υπολογιστικό φύλλο.
Αναζητήστε μια κυκλική αναφορά
Ελέγξτε τον τύπο, ο οποίος εμφανίζεται στη γραμμή τύπων ακριβώς πάνω από το υπολογιστικό φύλλο, για τυχόν προφανείς κυκλικές αναφορές, όπως εάν ο τύπος προσπαθεί να αναφέρει το κελί στο οποίο βρίσκεται αυτήν τη στιγμή. Σε μικρότερα υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε ακόμη και να ελέγξετε κάθε αναφορά κελιού με το χέρι για δείτε αν μπορείτε να εντοπίσετε την κυκλική αναφορά. Εάν δεν μπορείτε να το εντοπίσετε, θα πρέπει να εντοπίσετε τις αναφορές στο υπολογιστικό φύλλο.
Ανίχνευση προηγούμενων με το Excel
Κάντε κλικ στο κουμπί "Trace Precedents" στην περιοχή "Formula Auditing" της καρτέλας Formula του μενού της κορδέλας. Αυτό θα δημιουργήσει ένα βέλος στο υπολογιστικό φύλλο από κάθε κελί που αναφέρεται στο καθορισμένο κελί σας, στο καθορισμένο κελί. Κάντε κλικ στο κουμπί "Trace Dependents", το οποίο θα δημιουργήσει βέλη από το καθορισμένο κελί σας σε κάθε κελί που αναφέρεται σε αυτό το καθορισμένο κελί.
Ακολουθήστε την αλυσίδα αναφοράς
Κάντε διπλό κλικ σε κάθε γραμμή που βγαίνει από το κελί με την κυκλική σας αναφορά για να μεταβείτε στο κελί στο άλλο άκρο της γραμμής. Εάν το κελί στο οποίο μεταβαίνετε έχει τόσο την αρχή ενός βέλους σε αυτό, που μοιάζει με κύκλο, όσο και το τέλος ενός βέλους σε αυτό, που μοιάζει με κεφαλή βέλους, θα βρείτε την κυκλική αναφορά. Αλλάξτε είτε αυτό το κελί είτε την αναφορά αυτού του κελιού στο αρχικό σας κελί, για να διορθώσετε την κυκλική αναφορά.
Βρείτε περισσότερους κύκλους όπως απαιτείται
Κάντε ξανά κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο "Έλεγχος σφαλμάτων" για να δείτε εάν εμφανίζεται άλλη κυκλική αναφορά. Εάν ναι, επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για να τη διαγράψετε και συνεχίστε μέχρι να μην εμφανίζονται πλέον κυκλικές αναφορές.
Επαναληπτικός υπολογισμός του Excel
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε κυκλικές αναφορές για να τροφοδοτήσετε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού πίσω στον υπολογισμό. Αυτό ονομάζεται επαναληπτικός υπολογισμός στο Excel. Είναι χρήσιμο για συγκεκριμένους τύπους και αλγόριθμους όπου θέλετε να επαναλάβετε έως ότου βρεθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.
Για να ενεργοποιήσετε τον επαναληπτικό υπολογισμό στο Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, "Επιλογές" και "Τύποι". Στην ενότητα "Επιλογές υπολογισμού", επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού". Εισαγάγετε τον μέγιστο αριθμό φορών που θέλετε το Excel να υπολογίσει εκ νέου τον τύπο στο πλαίσιο "Μέγιστες επαναλήψεις" και το μέγιστο ποσό αλλαγής που θα επιτρέψετε προτού το Excel πρέπει να υπολογίσει ξανά στην ενότητα "Μέγιστη αλλαγή".
Όσο περισσότερες επαναλήψεις επιτρέπετε και όσο μικρότερο είναι το ποσό αλλαγής που επιτρέπετε προτού απαιτήσετε εκ νέου υπολογισμό, τόσο πιο ακριβή θα είναι τα αποτελέσματα που θα λάβετε. Βεβαιωθείτε ότι θέλετε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε έναν επαναλαμβανόμενο τύπο και όχι απλώς να εξαλείψετε κυκλικές αναφορές προτού ακολουθήσετε αυτήν την πορεία.