Όταν μια επιχείρηση απαιτεί συγκεκριμένες δεξιότητες ή εξοπλισμό, αλλά δεν μπορεί να ικανοποιήσει αυτήν την ανάγκη εσωτερικά, μπορεί να εκδοθεί Αίτηση Πρότασης. Οι επιχειρήσεις βοήθειας της RFP επικοινωνούν μεταξύ τους και προάγουν έναν υγιή ανταγωνισμό. Ανάλογα με τον αριθμό των προσφορών που μια επιχείρηση θέλει να λάβει, ένα RFP μπορεί να σταλεί σε μερικές επιχειρήσεις ή μπορεί να είναι ανοιχτό στο κοινό για οποιαδήποτε επιχείρηση υποβάλει προσφορά.
Αίτηση για την πρόταση
Οι επιχειρήσεις και οι κυβερνητικοί οργανισμοί εκδίδουν αιτήματα για πρόταση όταν χρειάζονται υπηρεσίες ή εξοπλισμό από άλλες επιχειρήσεις. Δημοσιευμένα σε εμπορικά περιοδικά, εφημερίδες ή σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων, τα RFP μπορούν επίσης να αποστέλλονται απευθείας σε επιχειρήσεις, συμβούλους ή μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που θεωρούνται ικανές να εξυπηρετούν την παροχή συγκεκριμένων υπηρεσιών ή εξοπλισμού που αναφέρονται βάσει προηγούμενης εργασιακής σχέσης ή φήμης σε μια βιομηχανία.
Εξαρτήματα RFP
Η Αίτηση Πρότασης πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια την απαιτούμενη υπηρεσία ή εξοπλισμό, όπως η ολοκλήρωση ενός έργου ή η εκπλήρωση συγκεκριμένου αριθμού υλικών ή τεμαχίων εξοπλισμού. Το RFP πρέπει να περιλαμβάνει το πεδίο εφαρμογής του έργου, τα παραδοτέα, τον προϋπολογισμό και όλα τα ορόσημα και τις προθεσμίες. Εάν ζητάτε υλικά ή εξοπλισμό, το RFP πρέπει να παρέχει, εκτός από τον συνολικό αριθμό τεμαχίων, προϋπολογισμό και ημερομηνία παράδοσης. Το RFP θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει προθεσμία για την υποβολή προτάσεων και ένα αίτημα για υλικά όπως βιογραφικά, εκτιμήσεις προϋπολογισμού ή κατάλογο των σχετικών δεξιοτήτων και εμπειρογνωμοσύνης. Συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας επιχείρησης σε περίπτωση που οι πλειοδότες έχουν επιπλέον ερωτήσεις.
Διαδικασία υποβολής προσφορών
Η διαδικασία υποβολής προσφορών ξεκινά όταν το RFP κυκλοφορεί για δημόσια προβολή. Οι εταιρείες και οι εργολάβοι που ενδιαφέρονται να εκπληρώσουν το RFP θα πρέπει να υποβάλουν όλες τις ζητούμενες πληροφορίες έως την προθεσμία. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας, οι προτάσεις υποβάλλονται σε διαδικασία αναθεώρησης για να βρουν τον υποψήφιο που ταιριάζει καλύτερα στο έργο. Η επιχείρηση επικοινωνεί με τον νικητή για να ξεκινήσει να εργάζεται στο έργο.
Λίστες υποβολής προσφορών
Οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν λίστες προσφορών, οι οποίες περιλαμβάνουν ανεξάρτητους εργολάβους και άλλες επιχειρήσεις με τις δεξιότητες ή την εμπειρία της βιομηχανίας που απαιτούνται για την εργασία σε εταιρικά έργα. Οι επιχειρήσεις ενδέχεται να δέχονται αιτήματα συμμετοχής σε λίστες προσφορών από άλλες επιχειρήσεις ή άτομα ή η επιχείρηση μπορεί να προσκαλέσει άλλους να συμμετάσχουν. Για τη διατήρηση μιας εύχρηστης λίστας, οι εταιρείες και οι εργολάβοι ενδέχεται να χρειαστεί να επανέλθουν στη λίστα κάθε λίγα χρόνια στέλνοντας ένα νέο αίτημα ή μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσουν το εταιρικό τους προφίλ για να δικαιολογήσουν μια θέση στη λίστα.
Ανταπόκριση σε RFP
Όταν απαντάτε σε ένα RFP, φροντίστε να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις και να προμηθεύσετε υλικό που ζητάτε όπως βιογραφικά, αναφορές, μαρτυρίες πελατών, λίστα συγκεκριμένων δεξιοτήτων και εμπειρίας, αριθμό υπαλλήλων και άλλα στοιχεία για να βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τις προϋποθέσεις για έλεγχο προσφοράς. Για παράδειγμα, εάν το RFP περιλαμβάνει ένα μέγιστο όριο σελίδας, παραμείνετε εντός αυτού του ορίου. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι πληροίτε όλες τις προθεσμίες RFP, καθώς οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν θα αποδεχθούν μια προσφορά που υποβλήθηκε μετά την ημερομηνία λήξης. Προετοιμάστε την πρότασή σας με επαγγελματικό τρόπο και χρησιμοποιήστε κατάλληλη γλώσσα για τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε.