Οι μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν συχνά με έναν μικρό προϋπολογισμό. Αυτό καθιστά τον έλεγχο του κόστους απαραίτητου για τη μακροπρόθεσμη υγεία της εταιρείας. Ένας τρόπος για να μειώσετε τα έξοδα και να ενθαρρύνετε τις υπεύθυνες δαπάνες είναι να αναπτύξετε μια εσωτερική διαδικασία αιτήματος για όλες τις νέες αγορές.
Φόρμα αιτήματος αγοράς
Μια φόρμα αίτησης αγοράς είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι για να ζητήσουν την αγορά ενός συγκεκριμένου αντικειμένου. Ο υπάλληλος περιγράφει το προϊόν και γιατί είναι απαραίτητο. Στη συνέχεια, αυτή η φόρμα αποστέλλεται σε άλλα άτομα και τμήματα της εταιρείας για έλεγχο και έγκριση.
Η Διαδικασία Αίτησης
Η διαδικασία αιτήματος είναι εσωτερική και διαφέρει μεταξύ των εταιρειών. Ωστόσο, μια τυπική διαδικασία αίτησης αγοράς μπορεί να λειτουργεί ως εξής:
- Ένας υπάλληλος χρειάζεται έναν νέο φορητό υπολογιστή και λαμβάνει ένα έντυπο αίτησης. Περιγράφει το φορητό υπολογιστή που θέλει και, εάν είναι απαραίτητο, εξηγεί γιατί το χρειάζεται. Στη συνέχεια, ζητά από τον επικεφαλής του τμήματος να υπογράψει το έντυπο αίτησης.
- Αφού ο επόπτης υπογράψει τη φόρμα, μπορεί να μεταβεί στο τμήμα πληροφορικής, έτσι ώστε οι ειδικοί του τμήματος να μπορούν να βεβαιωθούν ότι ο υπολογιστής είναι συμβατός με τα συστήματα της εταιρείας και ότι πληροί τα πρότυπα ασφάλειας δεδομένων.
- Μετά την έγκριση IT, η αίτηση πηγαίνει στο τμήμα αγορών. Το προσωπικό του τμήματος προμηθεύει τον υπολογιστή ανάμεσα σε διάφορους εμπόρους λιανικής και επιλέγει να τον αγοράσει από τον πωλητή που προσφέρει την καλύτερη τιμή. Το τμήμα αγορών εκδίδει εντολή αγοράς στον πωλητή.
Πλεονεκτήματα μιας Διαδικασίας Αίτησης
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα σε μια διαδικασία αιτήσεων, ακόμη και για τις μικρές επιχειρήσεις:
- Διαφάνεια: Η διαδικασία αιτήματος απαιτεί από τους υπαλλήλους και τους επόπτες τους να δικαιολογήσουν μια αγορά. Η απλή διαδικασία καταγραφής γιατί απαιτείται ένα συγκεκριμένο προϊόν μπορεί να μειώσει τις περιττές αγορές. Μπορεί επίσης να ελαχιστοποιήσει την υπερβολική δαπάνη σε ακριβά αντικείμενα, όταν ένα λιγότερο δαπανηρό προϊόν θα ικανοποιούσε τις ανάγκες της εταιρείας.
- Λειτουργικότητα και συμβατότητα: Ορισμένα προϊόντα, ιδίως ηλεκτρονικά λογισμικού, ενδέχεται να μην είναι συμβατά με τον τρέχοντα εξοπλισμό και συστήματα των εταιρειών. Απαιτώντας από τους προϊσταμένους άλλων σχετικών τμημάτων να αποσυνδεθούν σε μια αγορά, μια επιχείρηση μειώνει ή εξαλείφει την ανάγκη επιστροφής ενός προϊόντος όταν ανακαλύπτεται ότι δεν είναι κατάλληλο για την εταιρεία.
- Εξασφαλίζοντας την καλύτερη προσφορά: Τα τμήματα αγορών ή ένας υπεύθυνος αγορών μπορούν να αναπτύξουν σχέσεις με προμηθευτές και να εξασφαλίσουν προτιμώμενη τιμολόγηση σε πολλά προϊόντα.
Άλλες εκτιμήσεις διαδικασίας διεκδίκησης
Ορισμένες εταιρείες δεν απαιτούν έντυπα αιτήσεων για όλες τις αγορές. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να αποφασίσει ότι οι αγορές για αντικείμενα που κοστίζουν κάτω από 100 $ και δεν είναι λογισμικό, υπολογιστές ή περιφερειακά μπορούν να εγκριθούν άμεσα και να παραγγελθούν από έναν υπεύθυνο τμήματος. Μια διαδικασία αιτήματος μπορεί να είναι υπερβολική για μια πολύ μικρή επιχείρηση, με μόνο έναν ή δύο υπαλλήλους. Ωστόσο, καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται, ο έλεγχος των διαδικασιών αγοράς και η εφαρμογή νέων διαδικασιών είναι πάντα καλή ιδέα.