Κατά τη διάρκεια μιας πώλησης αγαθών ή υπηρεσιών, ένας αγοραστής και ένας πωλητής συνάπτουν συμφωνία για συναλλαγή επιχειρήσεων και ολοκλήρωση μιας οικονομικής συναλλαγής. Η συμφωνία μπορεί να είναι προφορική ή γραπτή, και οι όροι της συναλλαγής θα καταγράφονται ή θα τεκμηριώνονται με τιμολόγιο και απόδειξη. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις είναι βασικά έγγραφα για τη λογιστική. ένα τιμολόγιο ονομάζεται επίσης λογαριασμός. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις χρησιμοποιούνται στη λογιστική για την καταγραφή συναλλαγών πωλήσεων και για τον υπολογισμό αιτημάτων και αποδείξεων πληρωμής.
Τιμολόγια που παρέχονται από έναν πωλητή
Ένα τιμολόγιο είναι ένας λογαριασμός, ή ένα αίτημα πληρωμής, για μια πώληση. Παραθέτει αγαθά ή υπηρεσίες που παρέχονται από τον πωλητή στον πελάτη, μαζί με τιμές, πιστώσεις, εκπτώσεις, φόρους και συνολικά οφειλόμενα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πιστωτικές πληροφορίες, αριθμό τιμολογίου, όνομα πωλητή και τυχόν ειδικά προγράμματα πωλήσεων.
Για παράδειγμα, πολλά τιμολόγια επιτρέπουν στον αγοραστή να πληρώσει 30 ημέρες και να προσφέρει έκπτωση για πληρωμή εντός των πρώτων 10 ημερών από την ημερομηνία τιμολογίου. Ένα τιμολόγιο περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας επιχείρησης για τον πωλητή, όπως όνομα επιχείρησης, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου, αριθμό φαξ και διεύθυνση ιστού. Περιλαμβάνει επίσης στοιχεία επικοινωνίας για τον αγοραστή και την ημερομηνία της συναλλαγής πώλησης. Τα τιμολόγια δεν πρέπει να συγχέονται με παραγγελίες αγοράς, που είναι γραπτά αιτήματα από αγοραστές σε πωλητές που επιτρέπουν την αποστολή ή την παράδοση αγαθών με συμφωνία πληρωμής.
Αποδείξεις για την απόδειξη ότι πραγματοποιήθηκε η πληρωμή
Η απόδειξη είναι τεκμηρίωση ότι η πληρωμή πραγματοποιήθηκε για την οριστικοποίηση μιας πώλησης. Χρησιμεύει ως απόδειξη ιδιοκτησίας στις περισσότερες περιπτώσεις. Παραθέτει αγαθά ή υπηρεσίες, τιμές, πιστώσεις, έκπτωση, φόρους, συνολικό ποσό που καταβλήθηκε και μέθοδο πληρωμής. Οι αποδείξεις περιλαμβάνουν γενικά πληροφορίες για αγοραστές και πωλητές, σε διαφορετικές μορφές και σε διαφορετικούς βαθμούς.
Για παράδειγμα, οι αγορές σημείου πώλησης, όπως η αγορά φυσικού αερίου για ένα αυτοκίνητο σε ένα βενζινάδικο, έχουν πλήρη στοιχεία επικοινωνίας του πωλητή, αλλά περιορισμένα στοιχεία του αγοραστή. Η απόδειξη είναι η απόδειξη πληρωμής του αγοραστή.
Εκδότες και παραλήπτες
Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις δημιουργούνται από πωλητές, εμπόρους και πωλητές και εκδίδονται σε αγοραστές, πελάτες ή πελάτες. Τα λογιστικά τμήματα, το προσωπικό πωλήσεων και το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια στους πελάτες. Τα γραφεία ιατρών και οδοντιάτρων εκδίδουν τιμολόγια σε ασθενείς για υπηρεσίες που παρέχονται. Ένας σερβιτόρος ή μια σερβιτόρα εκδίδει τιμολόγιο, που ονομάζεται λογαριασμός ή επιταγή, σε δείπνα στα εστιατόρια για το φαγητό που παραγγέλνουν.
Οι παραλήπτες των αποδείξεων είναι συνήθως πελάτες, αλλά ενδέχεται να είναι λογιστές ή λογιστές, καθώς και τρίτοι που λαμβάνουν αποδείξεις ως απόδειξη πληρωμής των πελατών για οικονομικές διαδικασίες.
Χρήσεις τιμολογίων και αποδείξεων
Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται για να ζητήσουν πληρωμή από τους αγοραστές, να παρακολουθήσουν τις πωλήσεις, να βοηθήσουν στον έλεγχο του αποθέματος και να διευκολύνουν την παράδοση αγαθών και υπηρεσιών. Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται επίσης για την παρακολούθηση των αναμενόμενων μελλοντικών εσόδων και για τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες, προσφέροντας ευνοϊκές επιλογές πληρωμής, όπως παρατεταμένες χρονικές περιόδους πληρωμής ή εκπτώσεις για πρόωρη πληρωμή ή πληρωμή σε μετρητά.
Οι αποδείξεις χρησιμοποιούνται από αγοραστές ή πελάτες για να αποδείξουν ότι πληρώνουν για ένα είδος, ειδικά σε περιπτώσεις επιστροφής στις οποίες τα προϊόντα είναι ελαττωματικά ή ελαττωματικά.