Κάθε επιχείρηση έχει έναν τρόπο με τον οποίο λειτουργεί και κάνει τα πράγματα. Οι επιχειρήσεις και οι ηγέτες της εταιρείας χωρίς σαφείς επιχειρηματικές πολιτικές έχουν συχνά υφισταμένους να λαμβάνουν αποφάσεις που δεν συνδέονται με αυτό που πραγματικά θέλει να δει η ηγεσία. Τα σαφή, συνοπτικά και γραπτά σχέδια επιχειρηματικής πολιτικής βοηθούν κάθε επιχείρηση να διατηρήσει τη συνέπεια στις λειτουργίες και να απαλλάξει την ηγεσία από την ανάγκη μικροδιαχείρισης. Όταν δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται επιχειρηματικές πολιτικές, υπάρχει τυποποίηση του τρόπου με τον οποίο η εταιρεία παρέχει προϊόντα ή υπηρεσίες στους καταναλωτές.
Τι υπάρχει σε μια επιχειρηματική πολιτική;
Η επιχειρηματική πολιτική είναι ένα σύνολο κανόνων που ορίζονται από τον ιδιοκτήτη ή την ηγεσία της εταιρείας. Ορισμένες πολιτικές καθορίζονται από κανονισμούς, όπως ο ομοσπονδιακός νόμος περί απορρήτου, ενώ άλλοι έχουν σχεδιαστεί από εταιρική ηγεσία για να διασφαλίζουν ότι τα πράγματα γίνονται με συγκεκριμένα πρότυπα. Οι επιχειρηματικές πολιτικές βρίσκονται γενικά στο εγχειρίδιο λειτουργίας ή στο εγχειρίδιο εργαζομένων. Αν και διαφορετικές επιχειρήσεις ενδέχεται να έχουν διαφορετικές πολιτικές, οποιαδήποτε επιχειρηματική πολιτική έχει τις ίδιες επτά δυνατότητες. Μια επιχειρηματική πολιτική πρέπει να είναι συγκεκριμένη, σαφής, ομοιόμορφη, κατάλληλη, απλή, χωρίς αποκλεισμούς και σταθερή.
- Συγκεκριμένο : Εάν μια πολιτική δεν είναι συγκεκριμένη, η εφαρμογή καθίσταται ασυνεπής και αναξιόπιστη. Για παράδειγμα, "Οι υπάλληλοι ενδέχεται να μην σταθμεύουν στο χώρο στάθμευσης επισκεπτών."
- Σαφές : Μια επιχειρηματική πολιτική δεν έχει αμφισημία. Είναι γραμμένο σε κατανοητή γλώσσα. Για παράδειγμα, "Η άμεση απελευθέρωση της απασχόλησης είναι το αποτέλεσμα των οδηγών της εταιρείας που έχουν δύο βαθμούς στο αρχείο οδήγησης."
- Ομοιόμορφη : Η πολιτική πρέπει να είναι ένα πρότυπο που όλοι μπορούν να ακολουθήσουν από την ανώτατη διοίκηση στους εργαζομένους στις εγκαταστάσεις. Για παράδειγμα, "Όποιος εισέρχεται στο εργοτάξιο πρέπει να φοράει προστατευτικό καπέλο, παπούτσια και γυαλιά ανά πάσα στιγμή."
- Κατάλληλο : Οι επιχειρηματικές πολιτικές πρέπει να σχετίζονται με τους οργανωτικούς στόχους και τις ανάγκες. Για παράδειγμα, "Οι κατηγορίες για διακρίσεις και σεξουαλική παρενόχληση διερευνώνται με πειθαρχικά μέτρα που εφαρμόζονται βάσει των πορισμάτων της έρευνας."
- Απλή : Η πολιτική πρέπει να γίνει κατανοητή από όλα όσα ισχύει για την επιχείρηση. Για παράδειγμα, "Απαγορεύεται το κάπνισμα σε απόσταση 100 μέτρων από τις εργασίες συγκόλλησης που ορίζονται από τις βαμμένες κίτρινες γραμμές δαπέδου."
- Χωρίς αποκλεισμούς : Μια επιχειρηματική πολιτική δεν είναι κάτι σχετικό με μια μικρή ομάδα στην επιχείρηση, πρέπει να καλύπτει το ευρύ πεδίο και να περιλαμβάνει όλους. Για παράδειγμα, "Απαιτείται επιχειρηματική ενδυμασία ανά πάσα στιγμή στο γραφείο ή συνάντηση με πελάτες."
- Σταθερό : Αυτό αναφέρεται στην εφαρμογή. Εάν προκύψει ένα συμβάν, η πολιτική πρέπει να είναι σταθερή έτσι ώστε να μην υπάρχει αναποφάσιστος να την ακολουθήσουμε. Για παράδειγμα, "Τα κινητά τηλέφωνα δεν επιτρέπονται στην αίθουσα συνεδριάσεων."
Μια επιχειρηματική πολιτική μπορεί να είναι ευέλικτη στην αλλαγή παραμέτρων στην επιχείρηση, τη βιομηχανία ή την αγορά. Η χρήση αυτών των χαρακτηριστικών ως οδηγού για τη δημιουργία οποιασδήποτε επιχειρηματικής πολιτικής βοηθά τους επιχειρηματικούς ηγέτες να διατηρήσουν μια συνεπή δομή στην εταιρεία. Το να είσαι ευκίνητος στις επιχειρήσεις και να προσαρμοστείς σε έναν υπάλληλο, τον καταναλωτή και την ανατροφοδότηση της αγοράς είναι αυτό που κρατά τις μεγάλες εταιρείες επιτυχημένες.
Σημασία των σχεδίων επιχειρηματικής πολιτικής
Οι επιχειρηματικές πολιτικές είναι σημαντικές και επηρεάζουν τα πάντα, από νομικές υποχρεώσεις έως ικανοποίηση εργαζομένων και θετική δημόσια εικόνα. Οι πολιτικές διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα όσον αφορά τις προσδοκίες ορισμένων πραγμάτων. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει πολιτικές σχετικές με διαφορετικές πτυχές της εταιρείας. Μπορεί να υπάρχουν πολιτικές ασφάλειας, πολιτικές πρόσληψης ανθρώπινων πόρων και πολιτικές κατά των διακρίσεων. Μπορεί επίσης να υπάρχουν πολιτικές που σχετίζονται με τον ενδυματολογικό κώδικα των εργαζομένων, τα προγράμματα μεσημεριανού γεύματος, τις διακοπές και τις αργίες. Άλλες πολιτικές σχετίζονται με την εμπειρία των πελατών, όπως χαιρετισμό πελατών, διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων και λεπτομέρειες παράδοσης προϊόντων.
Όλες αυτές οι πολιτικές δημιουργούν ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον. Οι εργαζόμενοι που αισθάνονται ασφαλείς στην εργασία από τραυματισμό ή διάκριση είναι πιο ευτυχισμένοι και πιο παραγωγικοί. Αυτή είναι μια σημαντική πτυχή της παραγωγικότητας που κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να λάβει υπόψη. Όταν οι υπάλληλοι έχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον ενδυματολογικό κώδικα, τον προγραμματισμό και την απαίτηση άδειας, εξομαλύνει το πεδίο και προστατεύει τους υπαλλήλους από την ευνοιοκρατία. Θέτει τον τόνο της δυναμικής του γραφείου και τα θεμέλια για ομαδική εργασία. Η απλή οργάνωση των χρονοδιαγραμμάτων απαιτεί την ομαδική εργασία ή τουλάχιστον την εξέταση άλλων στην ομάδα.
Όσον αφορά τις πολιτικές σχετικά με τις λειτουργίες και την εμπειρία των πελατών, αυτό είναι επιτακτική ανάγκη για συνεπείς λειτουργίες και για την ικανότητα αντιμετώπισης πιθανών προβλημάτων. Εάν η πολιτική πρόκειται να ακολουθήσει μετά την παράδοση ενός προϊόντος και αυτό δεν συμβαίνει, οι διαχειριστές μπορούν να στοχεύσουν αυτό το τμήμα της διαδικασίας σε υψηλότερες αποδόσεις.
Δημιουργία εταιρικής κουλτούρας
Όταν οι πολιτικές καθορίζονται σαφώς σε ένα γραπτό σχέδιο, οι προσδοκίες τίθενται. Αυτό αρχίζει να καθιερώνει μια εταιρική κουλτούρα για το τι να κάνει, τι να μην κάνει και πώς να ενεργεί. Οι εργαζόμενοι που έχουν προσδοκίες σε μια σαφώς περιγραμμένη μορφή, είναι καλύτερα σε θέση να εκτελούν αυτά τα καθήκοντα και τείνουν να απομακρύνονται λιγότερο συχνά από το "σενάριο" από τους υπαλλήλους που απασχολούνται σε επιχειρήσεις που δεν έχουν σαφώς γραπτές πολιτικές.
Φυσικά, οι πολιτικές δεν σημαίνουν τίποτα εάν η διοίκηση δεν πρόκειται να εφαρμόσει τις πολιτικές. Ορισμένες πολιτικές, όπως η ασφάλεια και οι διακρίσεις, έχουν νομικές συνέπειες και επηρεάζουν άμεσα την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση των πελατών. Εάν ένας διευθυντής δεν πρόκειται να απαιτήσει από τους υπαλλήλους να τηρούν την πολιτική μιας εξαμηνιαίας επανεξέτασης μετά την αγορά, τότε η εταιρεία ενδέχεται να χάσει τις δραστηριότητές της και ο διαχειριστής θα δυσκολευτεί να ξεκινήσει την πολιτική επιβολής.
Για παράδειγμα, η Google έχει μια εταιρική κουλτούρα που βασίζεται πολύ στους υπαλλήλους, πράγμα που σημαίνει ότι οι γονείς μπορούν να προσαρμόσουν τα χρονοδιαγράμματα γύρω από τις ώρες φροντίδας παιδιών οι ιδιοκτήτες σκύλων μπορούν να φέρουν το Fido στη δουλειά και επιτρέπεται στους υπαλλήλους να αφιερώνουν μέρος του χρόνου τους σε προσωπικά έργα που θα ήθελαν να αναπτύξουν, όχι μόνο σε ποιο έργο ανατέθηκε. Αυτή είναι μια μεγάλη ευελιξία που περιγράφεται με πολύ σαφείς παραμέτρους από την εταιρεία, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν πού βρίσκονται τα όρια. Ως αποτέλεσμα, η Google είναι ένα μέρος όπου οι άνθρωποι θέλουν να εργάζονται και αυτή η πολιτική έχει ως αποτέλεσμα η Google να γίνει παγκόσμιος ηγέτης στην τεχνολογία.
Κατάρτιση επιχειρηματικής πολιτικής εργαζομένων
Οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να εκπαιδεύουν τους υπαλλήλους για την επιχειρηματική πολιτική. Κάθε υπάλληλος πρέπει να λαμβάνει ένα εγχειρίδιο υπαλλήλου που περιγράφει όλες τις πολιτικές σε ένα κεντρικό έγγραφο. Οι ενημερώσεις πρέπει να διαδίδονται γραπτώς ως τροποποιήσεις στο εγχειρίδιο. Εάν το εγχειρίδιο γίνει παρωχημένο, θα πρέπει να αναθεωρηθεί έτσι ώστε οι νέες αλλαγές που έχουν εφαρμοστεί ενσωματωθούν στο εγχειρίδιο εργαζομένων.
Οι εργοδότες πρέπει επίσης να διατηρήσουν το εγχειρίδιο προσβάσιμο μέσω του cloud ή των διαδικτυακών πυλών, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό εάν υπάρχει κάποια ερώτηση. Επιπλέον, εάν το έχετε online, δεν υπάρχει δικαιολογία για οποιονδήποτε υπάλληλο να πει ότι δεν το γνώριζε.
Αλλά αυτό δεν είναι αρκετό. Οι εργοδότες πρέπει να πραγματοποιούν εκπαιδευτικές συνεδρίες για να αναθεωρούν βασικές πολιτικές Πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιούν εκπαίδευση χωρίς αποκλεισμούς, βοηθώντας τους υπαλλήλους να κατανοήσουν καλύτερα τι είδους γλώσσα ή ενέργειες θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως παρενόχληση ή διάκριση. Μην υποθέτετε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν το σωστό από το λάθος. Εκπαιδεύστε τους να το καταλάβουν. Αυτό συμβάλλει στη διατήρηση της επιχείρησης και του υπαλλήλου από νομικά προβλήματα.
Το ίδιο ισχύει και για τις λειτουργίες. Εάν χρειάζεστε υπαλλήλους για να ακολουθήσετε ένα συγκεκριμένο σενάριο στο τηλέφωνο, ελέγξτε το μαζί τους και παίξτε ρόλο. Αυτό ισχύει και για προσωπικές αλληλεπιδράσεις. Μην ελέγχετε μόνο τις διαδικασίες πωλήσεων. Αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε πιθανά ζητήματα εξυπηρέτησης πελατών, ώστε οι εργαζόμενοι να είναι καλύτερα εκπαιδευμένοι για την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Όσο περισσότερο ένας υπάλληλος μπορεί να αντιμετωπίσει προβλήματα πελατών, τόσο λιγότερο ανακατευθύνεται η αλυσίδα διοίκησης στην ηγεσία. Αυτό ελευθερώνει τους ηγέτες των επιχειρήσεων να επικεντρωθούν στις στρατηγικές ανάπτυξης και ανάπτυξης.
Παραβιάσεις της επιχειρηματικής πολιτικής
Είναι σημαντικό να είστε συνεπείς με οποιαδήποτε επιχειρηματική πολιτική. Ακόμα και κάτι τόσο απλό όσο "κάθε εργαζόμενος εκτός εργοστασίου θα έχει το πουκάμισο να μπαίνει" απαιτεί διαχείριση. Όπως ήδη συζητήθηκε, δεν μπορείτε να επιλέξετε πότε θα εφαρμόσετε μια πολιτική. Αυτό δημιουργεί σύγχυση και εχθρότητα μεταξύ των εργαζομένων που δεν γνωρίζουν ποια έκδοση του αφεντικού θα έρχεται σε οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα.
Εάν μια επιχειρησιακή πολιτική εφαρμόζεται και διαχειρίζεται με συνέπεια, τότε πρέπει να κατηγορείτε τους υπαλλήλους για παραβιάσεις. Πρέπει να υπάρχει μια διαδικασία ή ένα πρωτόκολλο για τη διαχείριση που είναι κατάλληλο για τη δράση. Αυτό σας βοηθά να τεκμηριώσετε τι συμβαίνει με τους υπαλλήλους και να προσδιορίσετε εάν κάποιος υπάλληλος πρέπει να απολυθεί.
Για παράδειγμα, εάν η πολιτική είναι για όλους τους άνδρες να φορούν γραβάτα και για όλες τις γυναίκες να φορούν καλσόν, η διαδικασία παραβίασης μπορεί να είναι μια προφορική προειδοποίηση ακολουθούμενη από μια αναγραφή στο αρχείο του υπαλλήλου. Οι επαναλαμβανόμενες παραβιάσεις θα οδηγούσαν σε περαιτέρω πειθαρχικές ενέργειες όπως δοκιμασία ή ακόμη και αναστολή. Από την άλλη πλευρά, εάν η πολιτική είναι ότι πρέπει να φοράτε σκληρό καπέλο στον ιστότοπο ανά πάσα στιγμή, μια παραβίαση γίνεται ζήτημα ασφάλειας και απαιτεί άμεση δράση, συμπεριλαμβανομένης της διαγραφής και της κατάργησης από τον ιστότοπο.
Οι πολιτικές που αφορούν την νομιμότητα, όπως η παρενόχληση και οι διακρίσεις, πρέπει να απαιτούν τη συμμετοχή νομικών εμπειρογνωμόνων, την επιβολή του νόμου, εάν είναι απαραίτητο και τη διεξαγωγή έρευνας για τον προσδιορισμό της αλήθειας. Τα άτομα μπορούν να χωριστούν και τα καθήκοντα εργασίας να μπορούν να προσαρμοστούν εν αναμονή της έρευνας, αλλά η απόλυση σπάνια είναι κατάλληλη πριν από την ολοκλήρωση της έρευνας.
Σημασία της επιχειρηματικής σας πολιτικής
Οι πολιτικές και οι μέθοδοι εφαρμογής που επιλέγετε ως ηγέτης της επιχείρησης που θα υιοθετήσετε θα επηρεάσουν άμεσα την απόδοση των υπαλλήλων σας. Ορισμένοι επιχειρηματικοί ηγέτες δεν θέλουν να έχουν τα πάντα σε άκαμπτη μορφή, ενώ άλλοι θέλουν να εφαρμόζουν συγκεκριμένες διαδικασίες σε κάθε στάδιο της επιχειρησιακής διαδικασίας της εταιρείας. Αυτή είναι μια απόφαση ιδιοκτήτη επιχείρησης.
Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες πολιτικές και διαδικασίες έχουν σχεδιαστεί για την αποτροπή νομικών ζητημάτων, ενώ άλλες έχουν σχεδιαστεί για τη δημιουργία μιας εταιρικής εικόνας, εμπειρίας και κουλτούρας. Ένας επιχειρηματικός ηγέτης πρέπει να γνωρίζει πώς οι πολιτικές επηρεάζουν την ομάδα του. Εάν ένας ενδυματολογικός κώδικας γίνεται πρόβλημα για την πλειονότητα των εργαζομένων, μια νέα πολιτική, όπως μια απλή πολιτική της Παρασκευής, θα μπορούσε να αλλάξει τη δυναμική του γραφείου σε θετική κατεύθυνση. Εάν δεν υπάρχει πολιτική για κινητά τηλέφωνα, αλλά οι εργαζόμενοι ξοδεύουν ώρες σε προσωπικές κλήσεις, κείμενα και μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τότε θα πρέπει να εφαρμοστεί και να επιτευχθεί μια νέα πολιτική με εκπαίδευση για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Οι διευθυντές πρέπει να αξιολογούν τακτικά τις πολιτικές της εταιρείας και την αποτελεσματικότητά τους στην επιτυχία της επιχείρησης.
Δημιουργία επιχειρηματικών πολιτικών
Ο καθορισμός πολιτικών ξεκινά γενικά με έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης ή την αρχική ομάδα ηγεσίας του να γράφει ένα εγχειρίδιο υπαλλήλου και ένα επιχειρηματικό σχέδιο με αποστολή και όραμα. Η ομάδα πρέπει να εξετάσει ποιες είναι οι τυπικές πολιτικές που ρυθμίζονται από ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανονισμούς. Ορισμένες ρυθμιζόμενες πολιτικές περιλαμβάνουν πολιτικές απορρήτου, κανόνες κατά των διακρίσεων, υπερωρίες και αμοιβές διακοπών, ακόμη και προγράμματα υγειονομικής περίθαλψης.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα διαπιστώσουν ότι αυτοί οι ρυθμιζόμενοι κανόνες είναι παρόμοιοι μεταξύ πολλών εταιρειών, αν και ορισμένες εταιρείες αποφάσισαν να υπερβούν τις απαιτούμενες πολιτικές. Τότε υπάρχουν οι λειτουργίες και οι πολιτιστικές πολιτικές. Αυτές περιλαμβάνουν την εικόνα που θέλουν οι ηγέτες να έχουν η εταιρεία και την εσωτερική εταιρική κουλτούρα που εργάζονται για να δημιουργήσουν. Όλα από τον ενδυματολογικό κώδικα έως το κάπνισμα στην εργασία μπορεί να καθορίζονται από μια επιχειρηματική πολιτική.
Μόλις δημιουργηθούν οι κύριες πολιτικές, οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να παρακολουθούν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι και οι πελάτες ανταποκρίνονται στις πολιτικές. Εάν μια πολιτική έχει αρνητικό αντίκτυπο στη συνολική παραγωγικότητα της εταιρείας, πρέπει να αναζητηθούν σχόλια και να ληφθούν υπόψη προσαρμογές. Κάθε ηγέτης των επιχειρήσεων πρέπει να έχει αυτό ως δική του πολιτική για την επιτυχία. Οι επιχειρήσεις είναι ρευστές οντότητες που αλλάζουν πάντα. Το να είσαι πολύ άκαμπτο μπορεί να έχει αρνητικές επιδόσεις και αρνητικά αποτελέσματα. Η αντιμετώπιση προβλημάτων παραγωγής συχνά ξεκινά με την αντιμετώπιση προβλημάτων για επιχειρηματικές πολιτικές.