Λίγες επιτυχημένες εταιρείες δεν χρησιμοποιούν τεχνολογία για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά και να παρακολουθούν πελάτες και αγαθά. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι επιτυχημένοι οργανισμοί βασίζονται στην τεχνολογία για σχεδόν κάθε πτυχή της επιχείρησής τους. Παρόλο που υπάρχουν πολλοί τύποι τεχνολογίας, η ψηφιακή μετάδοση δεν χρειάζεται να εκφοβίζει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Όλα μπορούν να χωριστούν σε κατανοητά κομμάτια λειτουργικότητας.
Επιτραπέζιοι υπολογιστές και φορητοί υπολογιστές
Για τις περισσότερες εταιρείες, το πιο χρήσιμο κομμάτι του εξοπλισμού είναι επίσης το πιο κατανοητό. Οι επιτραπέζιοι υπολογιστές που είναι γεμάτοι πακέτα λογισμικού γραφείου και παραγωγικότητας επιτρέπουν στους εργαζόμενους να γράφουν γράμματα, να αναλύουν οικονομικές πληροφορίες, να στέλνουν και να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να σχεδιάζουν παρουσιάσεις πωλήσεων.
Ο ίδιος ο υπολογιστής θα μπορούσε να είναι μοντέλο επιτραπέζιου υπολογιστή με ξεχωριστή οθόνη και πληκτρολόγιο ή φορητό φορητό υπολογιστή. Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι υπολογιστών. Οι προσωπικοί υπολογιστές (PC) που λειτουργούν χρησιμοποιώντας τα Microsoft Windows είναι οι πιο συνηθισμένοι και οι υπολογιστές Macintosh που χρησιμοποιούν το λειτουργικό σύστημα της Apple Computer είναι δημοφιλείς στους επαγγελματίες του δημιουργικού.
Εργαλεία λογισμικού και παραγωγικότητας
Το λογισμικό φορτώνεται σε έναν υπολογιστή για να παρέχει συγκεκριμένους τύπους λειτουργικότητας. Τα εργαλεία παραγωγικότητας, όπως το Microsoft Word, ένα πακέτο επεξεργασίας κειμένου και το Microsoft Excel, ένα χρηματοοικονομικό σύστημα υπολογιστικών φύλλων, μπορούν να εκτελέσουν πολλές από τις πιο κοινές εργασίες που απαιτεί μια μικρή επιχείρηση. Το Microsoft PowerPoint ή το Apple Keynote επιτρέπουν στους χρήστες να προετοιμάζουν επαγγελματικές παρουσιάσεις πωλήσεων γρήγορα και εύκολα. Εκατομμύρια άλλοι τίτλοι είναι διαθέσιμοι, ο καθένας αναπτύχθηκε για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών.
Δικτύωση υπολογιστών και εκτυπωτών
Οι υπολογιστές συνδέονται συχνά για να σχηματίσουν ένα δίκτυο. Αυτό μπορεί να επιτρέψει σε άτομα εντός ενός οργανισμού να μοιράζονται έγγραφα ή πληροφορίες, να παρέχουν ένα κεντρικό αποθετήριο για την αποθήκευση εγγράφων ή να επικοινωνούν άτομα χρησιμοποιώντας email εντός ενός γραφείου. Επιτρέπουν επίσης σε πολλούς υπολογιστές να μοιράζονται έναν εκτυπωτή ή μια συσκευή αποθήκευσης. Ένα δίκτυο μπορεί να περιοριστεί σε υπολογιστές μέσα σε κοινόχρηστο γραφείο ή σε πολλά γραφεία και τοποθεσίες.
Συστήματα τηλεφώνου και φωνητικού ταχυδρομείου
Παρόλο που ίσως να μην θεωρείτε το τηλέφωνο γραφείου ένα κομμάτι τεχνολογίας, τα σημερινά τηλεφωνικά συστήματα των επιχειρήσεων είναι αρκετά περίπλοκα. Ο πιο συνηθισμένος τύπος τηλεφωνικού συστήματος αποτελείται από μια μονάδα υλικού που χρησιμοποιεί λογισμικό για να χωρίσει τη γραμμή της τηλεφωνικής εταιρείας σε μεμονωμένα ακουστικά. Αυτά τα συστήματα περιλαμβάνουν συχνά έναν αυτόματο βοηθό που βοηθά τους καλούντες να βρουν τον υπάλληλο που αναζητούν και τα περισσότερα περιλαμβάνουν επίσης ένα σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου για μηνύματα.
Τα τηλέφωνα Voice Over Internet Protocol (VOIP) γίνονται πιο δημοφιλή. Τα τηλέφωνα VOIP δεν απαιτούν τηλεφωνική γραμμή, αλλά αντίθετα δρομολογούν όλη την κίνηση μέσω Διαδικτύου σε ένα ειδικό ακουστικό.
Σύστημα χρηματοοικονομικής λογιστικής
Αν και από τεχνικής απόψεως λογισμικού, τα λογιστικά συστήματα αξίζουν τη δική τους αναφορά λόγω του κρίσιμου ρόλου τους σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Τα λογιστικά συστήματα παρακολουθούν κάθε δολάριο που δαπανά μια εταιρεία μαζί με κάθε δολάριο εσόδων. Μια δημοφιλής επιλογή για μικρότερες εταιρείες είναι τα Quickbooks από την Intuit, η οποία είναι απλή στη ρύθμιση και τη συντήρηση.
Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορεί να θέλουν να εξετάσουν το SAP Business One ή το Sage Accpac, και τα δύο επιτρέπουν περισσότερη προσαρμογή και περισσότερη ενσωμάτωση με άλλα συστήματα. Όταν προσπαθείτε να αποφασίσετε ποιο λογισμικό είναι κατάλληλο για εσάς, ρωτήστε τον λογιστή σας για τη σύστασή τους.
Σύστημα ελέγχου αποθέματος
Εάν η επιχείρησή σας πωλεί αγαθά, ίσως θελήσετε να εξερευνήσετε ένα σύστημα ελέγχου αποθέματος. Αυτά τα συστήματα παρακολουθούν κάθε στοιχείο του αποθέματός σας, διασφαλίζοντας ότι δεν έχετε εξαντληθεί, ούτε παραγγέλνετε πάρα πολλά. Όταν φτάσει νέο απόθεμα, το σύστημα ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει τις προσθήκες και όταν πωλείται, αφαιρείται από τα σύνολα.
Συστήματα Διαχείρισης Σχέσεων Πελατών
Ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) παρακολουθεί έναν πελάτη καθ 'όλη τη διάρκεια της εμπειρίας του με την εταιρεία σας. Από τη στιγμή που λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη, το σύστημα CRM θα παρακολουθεί τις αλληλεπιδράσεις του με εσάς. Εάν ένας πελάτης καλεί να παραγγείλει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία ή ζητήσει βοήθεια ή μια τεχνική ερώτηση, το σύστημα CRM θα ενημερώσει τον αντιπρόσωπο της υπηρεσίας πότε τα αντικείμενα στάλθηκαν, τι έχει παραγγείλει και τυχόν άλλες συνομιλίες που μπορεί να είχε ο πελάτης με Εταιρία.
Τα συστήματα CRM συμβάλλουν στη δημιουργία σχέσεων με έναν πελάτη συγκεντρώνοντας όλες τις πληροφορίες που συλλέγει η εταιρεία σας από τον πελάτη σε ένα μέρος για χρήση, έλεγχο και προληπτική απόκριση.